甘肅正規智慧檔案館注重數據庫建造，進(jìn)步數字化管理水平構建檔案管理數據庫，對檔案信息資源進(jìn)行一致管理。做好檔案資料掃描、圖畫(huà)管理、業(yè)務(wù)管理、目錄管理、信息查詢(xún)、數據剖析等工作，充實(shí)和完善檔案管理信息體系。一同還要搜集檔案信息資源，構建檔案信息數據庫。運用掃描儀、數據緊縮等技能，將紙質(zhì)檔案轉化為電子檔案，并確保檔案信息資料完好，甘肅智慧檔案館然后便當數據信息查閱和運用，促進(jìn)檔案管理水平進(jìn)步。2．4構建安全確保體系，確保檔案信息安全牢靠加強安全管理，構建安全確保體系也是不行忽視的內容。應該注重檔案管理安全確保技能運用，歸納選用密鑰技能、拜訪(fǎng)操控技能、加密存儲和傳輸技能等有用辦法，進(jìn)步數據庫信息的安全，避免檔案信息走漏，避免檔案資料丟掉，然后有用確保檔案信息資料的安全。關(guān)于紙質(zhì)檔案，也要及時(shí)收拾和歸檔，確保室內環(huán)境杰出，注重防水、防火和防鼠害等工作，避免檔案信息資料丟掉。歸納選用上述安全確保辦法，然后完結對檔案信息的有用管理，確保檔案資料完好，為人們有用運用檔案信息資料發(fā)明便當。2．5進(jìn)步檔案管理工作人員歸納本質(zhì)加強檔案管理工作部隊建造，注重引進(jìn)根底厚實(shí)，檔案管理技能強的工作人員，樹(shù)立本質(zhì)高的工作部隊。在此根底上，還要做好管理人員的訓練工作，讓他們熟練把握信息技能和檔案管理技巧，有用展開(kāi)各項工作，習慣數字化管理趨勢，盡力進(jìn)步檔案管理水平。新時(shí)期，跟著(zhù)信息技能在檔案管理工作的運用，檔案數字化管理趨勢越來(lái)越顯著(zhù)。在這樣的布景下，應該注重現代信息技能運用，立異思想觀(guān)念，健全完善管理規章準則。然后有用束縛和標準檔案管理的各項工作，促進(jìn)檔案管理水平緩服務(wù)質(zhì)量進(jìn)步。

老相片檔案的數字化利于通過(guò)現代技能快速運用。首要，跟著(zhù)人們文明需求的不斷進(jìn)步，傳統的檔案管理辦法現已無(wú)法滿(mǎn)意年代展開(kāi)的要求，有必要運用現代網(wǎng)絡(luò )技能立異檔案服務(wù)辦法，相片檔案數字化對擴大相片檔案的運用規模和進(jìn)步其運用率，起著(zhù)十分重要的效果，數碼相片能夠不斷地仿制運用，大大完結其信息資源的同享。其次，數字化后的相片檔案能夠便當快速地供給運用，改動(dòng)了曩昔相片檔案的查找從依托人腦手藝單一途徑檢索的傳統檔案管理辦法，跨越到依托電子技能進(jìn)行全方位、深層次檢索的數據管理辦法。(二)對老相片進(jìn)行數字化管理，有利于老相片的維護。為了更好地維護檔案，檔案部分不斷改進(jìn)倉庫條件，并采納各種辦法維護保管寶貴檔案。但跟著(zhù)時(shí)刻的推移，相片這種特別辦法的檔案，其天然老化、發(fā)黃、褪色、霉變等時(shí)有發(fā)作。所以，單靠改進(jìn)保管環(huán)境以延伸它的天然壽數效果有限，對其進(jìn)行數字掃描后，運用數碼相片代替原始相片的運用，削減了紙質(zhì)相片檔案的運用次數，延伸了原相片檔案的壽數，維護了相片檔案的安全和完好，有利于對老相片寶貴原件的維護。(三)對老相片進(jìn)行數字化管理，有利于老相片的保管。數字化后的相片直接貯存在光盤(pán)、磁盤(pán)等介質(zhì)中，占用空間小，一張薄薄的光盤(pán)能夠保存上百張相片檔案數據，管理了日益添加的檔案入庫帶來(lái)的倉庫面積不斷擴張的壓力。數字化后的相片檔案查找便當，有利于保管。數碼相片無(wú)限仿制的特色讓相片檔案永葆青春，保存千秋萬(wàn)代。

檔案館收藏檔案的分類(lèi)。指對一個(gè)檔案館悉數收藏檔案的分類(lèi)，一般以全宗作為根本單位。依據每個(gè)館收藏全宗狀況不同，可按全宗所屬的前史時(shí)期、機關(guān)性質(zhì)、部分體系或其他聯(lián)絡(luò )進(jìn)行分類(lèi)。此種分類(lèi)對分庫管理和排架的合理化起輔導和安排效果。例如:法國國家檔案館把收藏檔案區別為古代檔案、近代檔案和現代檔案。英國公共檔案館把收藏檔案區別為中世紀檔案、近代檔案和現代檔案。我國一前史檔案館首要把收藏檔案區別為明代檔案和清代檔案，清代檔案又分為內閣、軍機處、宮中、內務(wù)府、宗人府幾個(gè)全宗。我國二前史檔案館首要依照中華民國時(shí)期各個(gè)政權區別為南京臨時(shí)政府、廣州大元帥府、廣州國民政府和武漢政府的檔案，北洋政府的檔案，國民政府的檔案，汪偽政府的檔案等幾大類(lèi)別，然后再按全宗的聯(lián)絡(luò )分類(lèi)。我國中心檔案館首要把收藏檔案區別為新民主主義革命時(shí)期檔案和中華人民共和國時(shí)期檔案，然后再按全宗的聯(lián)絡(luò )分類(lèi)。我國各地方歸納性檔案館，首要按前史時(shí)期區別為中華人民共和國建國前的檔案和建國后的檔案;建國前的檔案又按檔案的性質(zhì)區別為舊政權檔案和革命前史檔案;建國后的檔案又按部分體系區別工交體系全宗群、農林水利體系全宗群、財貿體系全宗群等。③全宗內檔案分類(lèi)。

要對電子檔案載體進(jìn)行有用的檢測與維護。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易遭到保存環(huán)境的影響。因而，對所保存的電子檔案載體，有必要進(jìn)行定時(shí)檢測和仿制，以確保電子檔案信息的牢靠性。定時(shí)檢測，應每年一次，選用等距抽樣或隨機抽樣的辦法進(jìn)行，樣品數量以不少于10%為宜，以一個(gè)邏輯卷為單位。首要進(jìn)行外觀(guān)查看，確認載體外表是否有物理?yè)p壞或變形，外表涂層是否清潔及有無(wú)霉斑出現等。然后進(jìn)行邏輯檢測，選用專(zhuān)用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進(jìn)行讀寫(xiě)校驗。通過(guò)檢測發(fā)現有出錯的載體，須進(jìn)行有用的批改或更新。應每四年仿制一次，且原載體持續保存的時(shí)刻不少干四年。關(guān)于電子檔案的檢測與維護，有必要進(jìn)行嚴厲管理，因為任何一次誤操作，都或許使保存的電子檔案遭到人為危害，乃至構成難以彌補的丟掉。有必要樹(shù)立相應的維護管理檔案，對電子檔案的檢測、維護、仿制等操作進(jìn)程進(jìn)行記載，避免發(fā)作人為的誤操作或不必要的重復勞動(dòng)。對電子檔案的有用保存與維護，是—項極端重要而凌亂的工作。因而，在對電子檔案的保存與維護進(jìn)程中，應充沛考慮環(huán)境、設備、技能、人員及電子檔案的特色等歸納條件，來(lái)擬定技能計劃和工作辦法，并采納有用辦法，以確保電子檔案的安全牢靠，能夠永久地處于可準確供給運用的狀況，使其在社會(huì )日子中發(fā)揮更大的效果。