應遵守會(huì )議配套的統一管理標準，建立摘要文件管理機制，以文件部門(mén)為中心，組成企業(yè)各職能部門(mén)和所屬分公司的分層管理網(wǎng)絡(luò )。 在這個(gè)管理網(wǎng)絡(luò )中，各環(huán)節的各部門(mén)都擔當著(zhù)其職務(wù)。 文件部門(mén)在管理負責人的直接指導下，負責事務(wù)指導、文件的領(lǐng)取和管理等工作的各職能部門(mén)妥善保管由日常工作組成的文件資料，并根據企業(yè)一致的檔案標準定期移交給文件部門(mén)。 以這種方式，文件管理成為企業(yè)整體管理系統的一個(gè)子系統，突出了文件部門(mén)的效果。 通過(guò)集中管理文件，可以大限度地管理和使用企業(yè)內的文件，大限度地發(fā)揮文件的價(jià)值。 小型私營(yíng)企業(yè)在草創(chuàng )期受到條件約束，可以采用分散管理、外委管理等管理形式，但隨著(zhù)企業(yè)的成長(cháng)，文件集中管理是必然的趨勢。 　　二要提高民營(yíng)企業(yè)全體員工的文件認識，特別要加強企業(yè)管理者的文件認識。 民營(yíng)企業(yè)領(lǐng)導一般只重視經(jīng)濟效益，不要重視文件管理等基礎工作。 這要求文件工作人員積極與領(lǐng)導交流，提出意見(jiàn)，提高企業(yè)領(lǐng)導對文件工作的認知度。 領(lǐng)導重視文件工作，有助于順利處理工作中遇到的標準履行、設備采購、人員配置等問(wèn)題。 不僅要提高管理層對文件的認識，還需要加強企業(yè)基層員工對文件的認識。 基層員工是企業(yè)中早接觸運營(yíng)資料的集團，他們對文件的認識得到加強，文件資料的歸檔、文件的交付等工作也很順利。

　　檔案整理幾個(gè)概念 　　1 檔案整理界說(shuō)：是指將處于零亂的和需求進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行根本的分類(lèi)、組合、擺放、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序系統的進(jìn)程。 　　2 檔案整理的根本要求：遵循文件資料的構成規律和特點(diǎn)，堅持文件資料之間的有機聯(lián)系;區分文件資料的價(jià)值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。 　　3 檔案整理的文件范圍：但凡本機關(guān)作業(yè)活動(dòng)中構成的，具有查考保存價(jià)值的文件資料，包括收發(fā)文電、內部文件、會(huì )議文件、電話(huà)記錄、圖表、簿冊、相片、錄音、錄像、計算機盤(pán)片、什物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

電子檔案的判定分為內容判定和技能判定兩個(gè)方面，電子檔案內容判定的準則、標準、辦法與紙質(zhì)檔案大體相同，只是保管期限不徹底適用于電子檔案，技能判定包含可讀性判定、無(wú)病毒判定和介質(zhì)判定等。判定程序：歸檔曾經(jīng)確認歸檔文件，并區別保管期限；檔案室在接納電子文件時(shí)，進(jìn)行內容判定和技能判定；對未進(jìn)檔案室的電子文件在保管必定時(shí)期后再判定，以確認其是否需求持續保存。四、電子檔案與紙質(zhì)檔案的倉庫管理辦法不同檔案的保管一般來(lái)說(shuō)是對已收拾好并寄存倉庫及其柜架中的檔案進(jìn)行的日常維護性的維護性管理，要維護檔案實(shí)體的秩序狀況，使檔案在寄存和運用中始終有序；要維護檔案實(shí)體的理化狀況，使其在寄存和運用中不受或少受人為的或天然要素的危害，并盡量延伸其物質(zhì)形體的"天然壽數"。關(guān)于紙質(zhì)檔案的維護性管理是指檔案的倉庫管理，它是檔案整個(gè)管理工作的根底，傳統檔案的存儲方針是紙張、磁帶、膠卷等物理載體，這些載體存儲信息量少，占用空間大，其倉庫管理要求有適合的倉庫溫濕度：溫度14度至20度；相對濕度應在百分50至百分60之間和有用的防護辦法如防火、防水、防潮、防霉等"八防"防護性辦法，電子檔案多為磁性資料，其寄存環(huán)境和防護設備與紙質(zhì)檔案比較有顯著(zhù)不同，

對檔案害蟲(chóng)應堅持以防為主、防重于治的輔導思想。檔案倉庫根本處于關(guān)閉和半關(guān)閉狀況，是一個(gè)能夠人為操控的環(huán)境。通過(guò)檔案工作者對檔案加強管理、施行檔案維護技能，可有用避免或抑制害蟲(chóng)的發(fā)作或削減發(fā)作次數。1．堅持倉庫清潔衛生清潔衛生防蟲(chóng)便是依據檔案害蟲(chóng)的日子習性，鏟除害蟲(chóng)的繁衍條件，而到達防蟲(chóng)意圖的一種辦法。清潔衛生防蟲(chóng)在害蟲(chóng)的防治方面占有十分重要的方位，具有簡(jiǎn)便易行、無(wú)毒、無(wú)損檔案等長(cháng)處。檔案害蟲(chóng)一般都具有喜溫、喜濕、喜臟、喜昏暗等習性，損壞這些生態(tài)環(huán)境就會(huì )避免害蟲(chóng)的成長(cháng)發(fā)育，繁衍延伸。因而搞好日常倉庫衛生，堅持定時(shí)徹底打掃，做到庫內無(wú)雜物和其他廢棄物。詳細辦法如下：一，樹(shù)立、健全庫表里清潔衛生準則，并細心遵從履行。不清潔以及受害蟲(chóng)感染的檔案資料、衣物不得入庫。工作人員入庫應換工作服、工作鞋；二，要常常堅持四壁、天花板、地面和柜架清潔。堅持倉庫內無(wú)洞穴、縫隙。對庫內昏暗角落，應注意常常進(jìn)行打掃；三，進(jìn)入庫內的裝具用品要進(jìn)行清洗殺蟲(chóng)；

寧夏專(zhuān)業(yè)涉密檔案數字化電子檔案與紙質(zhì)檔案運用辦法不同傳統檔案的運用是對檔案文本的運用，檔案載體是實(shí)體，具有相對的安穩性，紙質(zhì)檔案的文字有個(gè)人筆跡特征，有書(shū)寫(xiě)墨跡的新舊之別，不易更改和假造，運用處徑通過(guò)供給檔案原件，寧夏涉密檔案數字化供給檔案副本或仿制品，供給檔案信息加工品滿(mǎn)意有關(guān)檔案用戶(hù)的運用需求，運用辦法是檔案的閱覽服務(wù)、外借服務(wù)、展覽與陳列服務(wù)、制發(fā)檔案復本服務(wù)、制發(fā)檔案證明服務(wù)、檔案目錄信息服務(wù)、檔案咨詢(xún)服務(wù)、電子信息技能的運用改動(dòng)了傳統文件的運用辦法，使檔案信息的運用上不受時(shí)刻和空間的束縛，能夠運用進(jìn)入網(wǎng)絡(luò )的敞開(kāi)檔案，電子檔案的全文數字化使得運用核算機能夠進(jìn)行多種辦法的信息管理和剖析，不只能夠供給原件閱覽，并且能夠依據運用者的需求對其間信息進(jìn)行分類(lèi)、核算、匯總、打印、仿制等，滿(mǎn)意運用者的各種需求。檔案人員還能夠依照必定專(zhuān)題對電子檔案進(jìn)行批改，構成檔案匯編或其他辦法的編研效果供給運用。因為它的易更改性和信息的同享性，要運用核算機的限讀功用，反刪改，重仿制，反毀掉功用，才干避免泄密，運用辦法：能夠向運用者供給仿制有所需檔案信息的磁盤(pán)、光盤(pán)等；從網(wǎng)上傳輸；通過(guò)電腦上的用戶(hù)界面直接供給運用。所以，只要充沛知道到電子檔案的特色及其與傳統紙質(zhì)檔案的本質(zhì)差異，才干做好電子檔案的管理，維護電子檔案的安全，充沛開(kāi)發(fā)電子檔案信息資源，使其在為兩個(gè)文明服務(wù)建造中發(fā)揮共同的魅力。