要對電子檔案載體進(jìn)行有用的檢測與維護。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易遭到保存環(huán)境的影響。因而，對所保存的電子檔案載體，有必要進(jìn)行定時(shí)檢測和仿制，以確保電子檔案信息的牢靠性。定時(shí)檢測，應每年一次，選用等距抽樣或隨機抽樣的辦法進(jìn)行，樣品數量以不少于10%為宜，以一個(gè)邏輯卷為單位。首要進(jìn)行外觀(guān)查看，確認載體外表是否有物理?yè)p壞或變形，外表涂層是否清潔及有無(wú)霉斑出現等。然后進(jìn)行邏輯檢測，選用專(zhuān)用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進(jìn)行讀寫(xiě)校驗。通過(guò)檢測發(fā)現有出錯的載體，須進(jìn)行有用的批改或更新。應每四年仿制一次，且原載體持續保存的時(shí)刻不少干四年。關(guān)于電子檔案的檢測與維護，有必要進(jìn)行嚴厲管理，因為任何一次誤操作，都或許使保存的電子檔案遭到人為危害，乃至構成難以彌補的丟掉。有必要樹(shù)立相應的維護管理檔案，對電子檔案的檢測、維護、仿制等操作進(jìn)程進(jìn)行記載，避免發(fā)作人為的誤操作或不必要的重復勞動(dòng)。對電子檔案的有用保存與維護，是—項極端重要而凌亂的工作。因而，在對電子檔案的保存與維護進(jìn)程中，應充沛考慮環(huán)境、設備、技能、人員及電子檔案的特色等歸納條件，來(lái)擬定技能計劃和工作辦法，并采納有用辦法，以確保電子檔案的安全牢靠，能夠永久地處于可準確供給運用的狀況，使其在社會(huì )日子中發(fā)揮更大的效果。

　　1、以“檀卷”為單位整理。 　　1)以“檀卷”為單位整理就是立卷，即依照文件資料在構成和處理進(jìn)程中的聯(lián)系將其組合為檀卷。 　　2)所謂檀卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類(lèi)、組合、編目的進(jìn)程。分類(lèi)即依照立檔單位的檔案分類(lèi)計劃，對文件資料進(jìn)行實(shí)體分類(lèi);組合即將經(jīng)過(guò)分類(lèi)的文件資料，按一定形式組合起來(lái);編目即將經(jīng)過(guò)組合今后的文件資料，進(jìn)行系統擺放和編目。 　　3)以“檀卷”為單位整理的檔案，其根本保管單位是檀卷。檀卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮類(lèi)型有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按檀卷順序裝入檔案盒。

新時(shí)期，跟著(zhù)檔案管理水平緩服務(wù)質(zhì)量的進(jìn)步，再加上信息技能的運用，立異管理辦法，推進(jìn)檔案管理數字化是十分必要的。這樣不只習慣年代展開(kāi)趨勢，還能有用進(jìn)步檔案管理水平，為人們獲取檔案信息資源發(fā)明便當。但不能忽視的是，現在檔案數字化管理工作中仍然存在缺少，需求改造思想觀(guān)念，完善管理規章準則，促進(jìn)檔案管理水平緩服務(wù)質(zhì)量進(jìn)步。1新時(shí)期檔案數字化管理及其立異的含義在信息技能被運用到檔案管理工作之中的布景下，檔案管理數字化趨勢越來(lái)越顯著(zhù)，其重要效果表現在以下幾點(diǎn)。1．1習慣年代展開(kāi)趨勢當時(shí)，信息技能、掃描儀等先進(jìn)設備逐步被廣泛運用到檔案管理活動(dòng)傍邊，有力的推進(jìn)檔案管理的立異展開(kāi)，也為檔案管理立異展開(kāi)供給了便當，有利于進(jìn)步檔案管理水平。因而，在這樣的布景下，立異管理辦法，健全完善管理規章準則，完結檔案管理數字化，這是習慣年代展開(kāi)趨勢的必定要求，對推進(jìn)檔案管理各項活動(dòng)順利進(jìn)行具有重要效果。1．2進(jìn)步檔案管理水平當時(shí)，在信息技能和掃描技能得到有用運用的布景下，再加上檔案管理人員歸納技能的進(jìn)步，檔案管理數字化是一種必定趨勢。事實(shí)上，完結管理數字化，不只便當檔案信息資源的收拾和歸檔，還能便當查詢(xún)，能夠有用滿(mǎn)意運用者的需求，促進(jìn)檔案管理服務(wù)質(zhì)量進(jìn)步。

甘肅專(zhuān)業(yè)檔案錄入電子檔案與紙質(zhì)檔案運用辦法不同傳統檔案的運用是對檔案文本的運用，檔案載體是實(shí)體，具有相對的安穩性，紙質(zhì)檔案的文字有個(gè)人筆跡特征，有書(shū)寫(xiě)墨跡的新舊之別，不易更改和假造，運用處徑通過(guò)供給檔案原件，甘肅檔案錄入供給檔案副本或仿制品，供給檔案信息加工品滿(mǎn)意有關(guān)檔案用戶(hù)的運用需求，運用辦法是檔案的閱覽服務(wù)、外借服務(wù)、展覽與陳列服務(wù)、制發(fā)檔案復本服務(wù)、制發(fā)檔案證明服務(wù)、檔案目錄信息服務(wù)、檔案咨詢(xún)服務(wù)、電子信息技能的運用改動(dòng)了傳統文件的運用辦法，使檔案信息的運用上不受時(shí)刻和空間的束縛，能夠運用進(jìn)入網(wǎng)絡(luò )的敞開(kāi)檔案，電子檔案的全文數字化使得運用核算機能夠進(jìn)行多種辦法的信息管理和剖析，不只能夠供給原件閱覽，并且能夠依據運用者的需求對其間信息進(jìn)行分類(lèi)、核算、匯總、打印、仿制等，滿(mǎn)意運用者的各種需求。檔案人員還能夠依照必定專(zhuān)題對電子檔案進(jìn)行批改，構成檔案匯編或其他辦法的編研效果供給運用。因為它的易更改性和信息的同享性，要運用核算機的限讀功用，反刪改，重仿制，反毀掉功用，才干避免泄密，運用辦法：能夠向運用者供給仿制有所需檔案信息的磁盤(pán)、光盤(pán)等；從網(wǎng)上傳輸；通過(guò)電腦上的用戶(hù)界面直接供給運用。所以，只要充沛知道到電子檔案的特色及其與傳統紙質(zhì)檔案的本質(zhì)差異，才干做好電子檔案的管理，維護電子檔案的安全，充沛開(kāi)發(fā)電子檔案信息資源，使其在為兩個(gè)文明服務(wù)建造中發(fā)揮共同的魅力。