檔案整理幾個(gè)概念 　　1 檔案整理界說(shuō)：是指將處于零亂的和需求進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行根本的分類(lèi)、組合、擺放、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序系統的進(jìn)程。 　　2 檔案整理的根本要求：遵循文件資料的構成規律和特點(diǎn)，堅持文件資料之間的有機聯(lián)系;區分文件資料的價(jià)值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。 　　3 檔案整理的文件范圍：但凡本機關(guān)作業(yè)活動(dòng)中構成的，具有查考保存價(jià)值的文件資料，包括收發(fā)文電、內部文件、會(huì )議文件、電話(huà)記錄、圖表、簿冊、相片、錄音、錄像、計算機盤(pán)片、什物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

山東專(zhuān)業(yè)檔案掃描電子檔案的判定分為內容判定和技能判定兩個(gè)方面，電子檔案內容判定的準則、標準、辦法與紙質(zhì)檔案大體相同，只是保管期限不徹底適用于電子檔案，技能判定包含可讀性判定、無(wú)病毒判定和介質(zhì)判定等。判定程序：歸檔曾經(jīng)確認歸檔文件，并區別保管期限；檔案室在接納電子文件時(shí)，山東檔案掃描進(jìn)行內容判定和技能判定；對未進(jìn)檔案室的電子文件在保管必定時(shí)期后再判定，以確認其是否需求持續保存。四、電子檔案與紙質(zhì)檔案的倉庫管理辦法不同檔案的保管一般來(lái)說(shuō)是對已收拾好并寄存倉庫及其柜架中的檔案進(jìn)行的日常維護性的維護性管理，要維護檔案實(shí)體的秩序狀況，使檔案在寄存和運用中始終有序；要維護檔案實(shí)體的理化狀況，使其在寄存和運用中不受或少受人為的或天然要素的危害，并盡量延伸其物質(zhì)形體的"天然壽數"。關(guān)于紙質(zhì)檔案的維護性管理是指檔案的倉庫管理，它是檔案整個(gè)管理工作的根底，傳統檔案的存儲方針是紙張、磁帶、膠卷等物理載體，這些載體存儲信息量少，占用空間大，其倉庫管理要求有適合的倉庫溫濕度：溫度14度至20度；相對濕度應在百分50至百分60之間和有用的防護辦法如防火、防水、防潮、防霉等"八防"防護性辦法，電子檔案多為磁性資料，其寄存環(huán)境和防護設備與紙質(zhì)檔案比較有顯著(zhù)不同，

電子檔案與紙質(zhì)檔案的判定辦法不同紙質(zhì)檔案的價(jià)值判定，往往要進(jìn)行多次，即分為資歷查看、確認生存期和價(jià)值復審三個(gè)階段，分為文件的價(jià)值判定（歸檔前的判定）即資歷查看、確認保管期限，逐份逐頁(yè)地查看文件以判明其保管價(jià)值和保管期限，歸檔后檔案的價(jià)值判定即價(jià)值復審，其顯著(zhù)特色是文件或檔案構成后的判定。對電子文件來(lái)說(shuō)，因為電子文件具有易逝性、易更改性，文件信息內容"轉瞬即逝"，有必要在文件構成之前就決議其是否需求保存及保存時(shí)刻長(cháng)短，因而，電子文件的判定有必要在文件構成之初就開(kāi)始進(jìn)行，電子文件的判定需超前，電子檔案的判定和紙質(zhì)檔案的判定相同是對其保存價(jià)值的判斷和猜測，所不同的是判斷進(jìn)程要對文件的內容及某些辦法特征進(jìn)行充沛的剖析，還需求對文件進(jìn)行必要的技能剖析，因為關(guān)于電子文件來(lái)說(shuō)，技能狀況與文件的實(shí)在性、可讀性、運用性規模密切相關(guān)，可對其保存價(jià)值發(fā)作直接的影響，電子檔案的完好性、可讀性、可行性在判定工作中有必要得到全面的表現，

數字化檔案要專(zhuān)人專(zhuān)柜保管，數字化加工結束的檔案要及時(shí)償還入庫。關(guān)于離庫時(shí)刻較長(cháng)或有蟲(chóng)霉隱患的檔案，應進(jìn)行消毒殺蟲(chóng)管理。7.檔案數字化效果移送代納與設備管理的安全管理7.1檔案數字化使命完結后，檔案部分應安排專(zhuān)業(yè)人員依照本《標準》的要求，對向檔案部分移送的數字化加工介質(zhì)（如存儲介質(zhì)、移動(dòng)介質(zhì)、備份介質(zhì)等）、加工監控視頻回放安全查看記載、檔案實(shí)體出入庫交代記載、加工人員改動(dòng)記載等進(jìn)行安全保密專(zhuān)項檢驗；凡未展開(kāi)安全保密專(zhuān)項檢驗或檢驗不合格的，不得對項目進(jìn)行全體檢驗。7.2檔案數字化效果有必要通過(guò)完好性、準確性、可用性和安全性檢測，檢測合格后兩邊管理數據交代手續。7.3檔案數字化使命完結后，數字化服務(wù)安排應會(huì )同檔案部分拆除其自帶加工設備中的硬盤(pán)等存儲介質(zhì)，并將其與數字化進(jìn)程中運用過(guò)的其他移動(dòng)存儲介質(zhì)一同移送給檔案部分，并管理相關(guān)移送手續。7.4檔案數字化使命完結后，檔案部分有必要安排專(zhuān)業(yè)人員對數字化服務(wù)安排所用的設備進(jìn)行查看，以確保其設備中無(wú)信息留存。凡存有信息的，有必要作鏟除信息的安全管理。

電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)絡(luò )兩者聯(lián)絡(luò )在于：電子檔案中的一部分內容是由傳統含義上的檔案通過(guò)數字化轉化而來(lái)的。兩者差異在于：1、電子檔案是以全數字化辦法存在的信息，而傳統含義上檔案則根本上以傳統物理辦法存在；2、因為存在辦法的不同，在構成檔案之前的觸及的內在特色不同。傳統構成的紙質(zhì)檔案如當事人的親筆手稿、領(lǐng)導者的親筆簽署等，都表現出實(shí)在的原始性，也正是檔案的原始記載性，才使得檔案差異于圖書(shū)、情報、資料等其它信息，而具有法令憑據的效果。在工作主動(dòng)化體系中，電子文件從起草、批改到印發(fā)都在核算機上進(jìn)行，它便于批改、便于仿制的特性，使得能表現檔案原始記載性的內容與辦法特征不復存在。電子文檔有條件地轉化成可保存的原始檔案就會(huì )觸及許多技能理論層面。3、因為電子檔案是以全數字化辦法存在，人們天然能夠對其在核算機、局域網(wǎng)及廣域網(wǎng)上進(jìn)行存儲、同享、傳遞與運用；傳統含義上的檔案則因其根本上以物理辦法存在而無(wú)法在核算機和網(wǎng)絡(luò )上進(jìn)行存儲、同享、傳遞與運用。4、電子檔案的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。