數字化古籍對前史學(xué)、古典文學(xué)研討等學(xué)科所帶來(lái)的便當，已是有目共睹的事實(shí)，《四部叢刊》、《四庫全書(shū)》幾乎現已成為文史研討者電腦中的必備東西。正是看到古籍數字化的美好前景，部分科研安排、高等院校、商業(yè)公司紛紛投入巨資，對上起先秦，下迄清末的各類(lèi)古籍著(zhù)作予以數字化管理?？墒?，以筆者有限的見(jiàn)聞，特別合適學(xué)者運用、對學(xué)科展開(kāi)有重要影響的特色數據庫尚不多見(jiàn)。一同，有關(guān)古籍數字化的理論探究相對比較滯后，在選題設置、數字化方針、管理辦法、元數據標準等方面，有理論深度的探究尚不多見(jiàn)，實(shí)踐運作中選題重復、資源浪費、功率低下等問(wèn)題則時(shí)有所聞。一方面，幾乎一切學(xué)者，都認為數字化的電子版古籍很有用處，每有新的電子版古籍問(wèn)世，都會(huì )敏捷占領(lǐng)許多學(xué)者們的硬盤(pán);另一方面，則鮮有從事前史學(xué)和古代文學(xué)研討的學(xué)者投身于此，與IT專(zhuān)家一道共同規劃、推進(jìn)古籍數字化進(jìn)程。這種狀況極大地束縛了古籍數字化的良性展開(kāi)。

電子檔案的判定分為內容判定和技能判定兩個(gè)方面，電子檔案內容判定的準則、標準、辦法與紙質(zhì)檔案大體相同，只是保管期限不徹底適用于電子檔案，技能判定包含可讀性判定、無(wú)病毒判定和介質(zhì)判定等。判定程序：歸檔曾經(jīng)確認歸檔文件，并區別保管期限；檔案室在接納電子文件時(shí)，進(jìn)行內容判定和技能判定；對未進(jìn)檔案室的電子文件在保管必定時(shí)期后再判定，以確認其是否需求持續保存。四、電子檔案與紙質(zhì)檔案的倉庫管理辦法不同檔案的保管一般來(lái)說(shuō)是對已收拾好并寄存倉庫及其柜架中的檔案進(jìn)行的日常維護性的維護性管理，要維護檔案實(shí)體的秩序狀況，使檔案在寄存和運用中始終有序；要維護檔案實(shí)體的理化狀況，使其在寄存和運用中不受或少受人為的或天然要素的危害，并盡量延伸其物質(zhì)形體的"天然壽數"。關(guān)于紙質(zhì)檔案的維護性管理是指檔案的倉庫管理，它是檔案整個(gè)管理工作的根底，傳統檔案的存儲方針是紙張、磁帶、膠卷等物理載體，這些載體存儲信息量少，占用空間大，其倉庫管理要求有適合的倉庫溫濕度：溫度14度至20度；相對濕度應在百分50至百分60之間和有用的防護辦法如防火、防水、防潮、防霉等"八防"防護性辦法，電子檔案多為磁性資料，其寄存環(huán)境和防護設備與紙質(zhì)檔案比較有顯著(zhù)不同，

紙質(zhì)檔案的搜集是文書(shū)管理部分收拾已管理結束的文件資料，將其間具有覆按運用價(jià)值的文件搜集徹底依照文件之間在來(lái)歷、內容、時(shí)刻、辦法等方面的前史聯(lián)絡(luò )進(jìn)行分類(lèi)、組卷后移送檔案部分。在核算機作為工作設備的狀況下，電子文件從文書(shū)轉化為檔案進(jìn)程中，無(wú)需分類(lèi)，組卷，因為在核算機上能夠從任何視點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)、組合、檢索，能夠縱情地表現文件之間在來(lái)歷、內容、時(shí)刻、辦法等方面的前史聯(lián)絡(luò )，因而無(wú)需專(zhuān)門(mén)分類(lèi)、組卷，檀卷這一根本單位也不存在了。電子檔案的接納工作比紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)更為凌亂，接納辦法上可選用向檔案部分移送軟盤(pán)、磁帶或光盤(pán)，或進(jìn)入檔案部分網(wǎng)絡(luò )規矩的地址，從網(wǎng)絡(luò )歸檔、移送，在接納的進(jìn)程中，需求必要的設備條件、技能條件和業(yè)務(wù)準備。檔案部分需求配置專(zhuān)門(mén)的電子文件格局轉化設備，對接納檔案進(jìn)行一致轉化，以管理對不同格局電子文件的識讀問(wèn)題。紙質(zhì)檔案的收拾一般是對已立卷歸檔的檀卷進(jìn)行擺放、編號以及分類(lèi)等體系化的收拾，并將其結果用編制檀卷目錄的辦法固定下來(lái)。紙質(zhì)檔案經(jīng)收拾后構成的實(shí)體分類(lèi)體系能夠為查找檔案供給一條線(xiàn)索。電子檔案的收拾方面，因為電子文件能夠通過(guò)核算機體系進(jìn)行敏捷、有用、多視點(diǎn)的整序，能夠依據不同的需求，運用主動(dòng)化體系對電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)，所以電子文件的收拾在歸檔前就由各機關(guān)單位將磁性載體的、凌亂的電子文件通過(guò)分類(lèi)、標引、組合，使電子文件處于一種有序狀況，并對電子文件進(jìn)行了分類(lèi)和編號，安排樹(shù)立了數據庫。關(guān)于脫機保存的歸檔電子文件，即電子檔案其收拾工作首要便是組盤(pán)，按必定規矩，將相關(guān)文件通過(guò)仿制組合到同一磁盤(pán)、光盤(pán)或磁帶等載體上，也便是收拾接納來(lái)的軟盤(pán)、磁帶和光盤(pán)。

巴南專(zhuān)業(yè)檔案數字化外包數字化后的老相片為信息化運用發(fā)明了條件，通過(guò)OA體系或電話(huà)，運用者隨時(shí)發(fā)出運用信息需求，檔案管理者依據要求快速查找并通過(guò)OA網(wǎng)傳送電子相片，讓運用者足不出戶(hù)便捷快速地運用相片檔案，促進(jìn)了運用者和檔案員的交流與互動(dòng)。定時(shí)在醫院網(wǎng)站上揭露部分老相片檔案，舉行電子相片展覽，巴南檔案數字化外包運用圖片共同的視覺(jué)魅力吸引職工及患者了解醫院，加強交流，到達宣揚醫院文明、進(jìn)步醫院形象的效果。(三)通過(guò)出書(shū)相片圖集及宣揚櫥窗展現老相片檔案。將數字化后老相片中某些典型事件和有代表含義的圖片組合起來(lái)出書(shū)專(zhuān)題系列圖片集，配以文字闡明及相片專(zhuān)題布景，用圖片陳說(shuō)院史。還能夠運用宣揚櫥窗展出老相片檔案，以加大其傳達力度，到達宣揚教育和引導效果，進(jìn)步醫院的品牌形象和醫院的美譽(yù)度。(四)制造個(gè)性化留念冊。為對醫院有巨大貢獻的老專(zhuān)家老領(lǐng)導制造留念影集，在庫存相片檔案里選擇老專(zhuān)家在醫院工作和日子中具有代表含義的老相片，進(jìn)行仿制制造留念冊，在其退休或離任時(shí)贈送給他們留作留念。表現了院領(lǐng)導以人為本的關(guān)心關(guān)愛(ài)情懷，這種具有特別含義的禮物是對老領(lǐng)導老專(zhuān)家的尊重和對其工作業(yè)績(jì)的肯定。相片檔案是醫院展開(kāi)的見(jiàn)證，它不只直觀(guān)實(shí)在地記載了前史，更重要的是通過(guò)它們展現醫院文明的內在，運用好了能夠宣揚醫院形象。以史為鑒，為醫院管理、科研教育、醫療護理等工作供給更直觀(guān)、更詳細、更可信的依據，對職工也起到很好的院史教育功用。作為檔案工作者應該加強和完善相片檔案的管理，特別是對老相片檔案的管理應該強化它們的數字化進(jìn)程，充沛發(fā)掘它們的價(jià)值潛能，以利于進(jìn)行多樣化、深層次地開(kāi)發(fā)運用，使其更好地服務(wù)醫院、服務(wù)社會(huì )。

電子檔案存儲載體信息容量大，檔案的軟盤(pán)、磁帶、光盤(pán)的排架長(cháng)度與占用空間都很小，便于檔案倉庫的管理，它對保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對倉庫溫濕度進(jìn)行嚴厲的操控，并裝備除塵、防火、防紫外線(xiàn)、防高度磁場(chǎng)和電場(chǎng)的設備，電子檔案還要嚴厲防備核算機病毒，因而保管條件更凌亂，保管難度更大。從維護的時(shí)期來(lái)看,紙質(zhì)檔案是階段維護,而電子檔案則需求全程的維護管理。電子檔案與紙質(zhì)檔案的編目與檢索辦法不同傳統檔案的編目是對檀卷按年代和分類(lèi)號逐卷進(jìn)行卷內文件目錄謄寫(xiě)，再寫(xiě)檀卷目錄，然后構滿(mǎn)足引目錄。檢索則是手藝查閱這些目錄。電子檔案檀卷級目錄消亡，增添了盤(pán)帶目錄這一新型目錄。電子檔案的每一件軟盤(pán)、磁帶、光盤(pán)都要按倉庫中擺放次序編號，并寫(xiě)標題簡(jiǎn)要闡明各自貯存的內容或年代跨度。盤(pán)帶標題按序號聚集起來(lái)，編成盤(pán)帶目錄，電子檔案是全文在核算機上管理，能夠恣意整序、分類(lèi)、擺放、檢索，完結檔案全文主動(dòng)檢索，文件級目錄可省去，