檔案整理的基礎或是前提，是公司的文件歸檔的類(lèi)別。

　　一、文件類(lèi)別

　　1、文書(shū)檔案：公司發(fā)文、公司往來(lái)函件、公司重要文件、會(huì )議文件

　　2、工商檔案：公司證照、公司設立及變更文件、公司股東會(huì )決議、公司章程、公司董事會(huì )決議

　　3、合同檔案：按公司實(shí)際情況分類(lèi)：或按部門(mén)分類(lèi)，或按合同性質(zhì)分類(lèi)均可，若公司產(chǎn)生合同較少，可以按時(shí)間排列，不分類(lèi)

　　4、訴訟檔案

　　5、實(shí)物檔案：印章、榮譽(yù)證書(shū)

　　6、工程檔案：房地產(chǎn)涉及的按照城建檔案館要求進(jìn)行整理。

　　7、成本采購檔案：招投標文件、結算文件

　　8、權屬檔案：商標、知識產(chǎn)權、專(zhuān)利

　　9、聲像檔案：錄音、錄像、照片等

　　10、客戶(hù)檔案：客戶(hù)為個(gè)人的應保留姓名、性別、電話(huà)、學(xué)歷等；客戶(hù)為企業(yè)的，應保留企業(yè)名稱(chēng)、企業(yè)資質(zhì)文件、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。

　　這些檔案類(lèi)別，公司不會(huì )全部都有，一般只有部分類(lèi)別，請按公司實(shí)際情況制作本公司的檔案類(lèi)別。

　　二、紙質(zhì)檔案整理

　　1、收集：存檔記錄表。其他員工歸檔的文件要登記，如果條件允許，應有線(xiàn)上審批流程。

　　2、分類(lèi)：確定檔案類(lèi)別，按照一項中的類(lèi)別，對號入座。

　　3、編號：檔案按件整理，每份文件應有的編號（鉛筆寫(xiě)于文件右上角）。

　　例：公司簡(jiǎn)稱(chēng)縮寫(xiě)+檔案類(lèi)別縮寫(xiě)+年度+流水號

　　4、編頁(yè)碼：凡是有文字的都是一頁(yè)，均需編寫(xiě)頁(yè)碼（鉛筆寫(xiě)于右下角及左下角）。

　　5、掃描：將紙質(zhì)文件掃描，存儲為PDF格式，并重命名按類(lèi)別建立文件夾保存。有的檔案系統要求掛庫為JPG格式的，請掃描存儲為JPG格式。

　　6、錄入目錄：沒(méi)有檔案系統的，可以使用Excel表，著(zhù)錄：檔案編號、文件標題（標題含具體內容，便于查找）、承辦人、成文日期、密級、保管期限、件別（原件/復印件）、實(shí)體份數、頁(yè)數、歸檔日期。

　　7、裝訂裝盒：每份文件單獨裝訂，每個(gè)類(lèi)別不能混放，要單獨裝盒。每個(gè)年度也不能混裝，新的一年要重新裝盒8、卷內目錄：可以手寫(xiě)，也可以年終，檔案存檔完畢，將目錄打印出來(lái)（字段可以選擇：檔案編號、文件標題、文件日期等）。

　　三、實(shí)物檔案、聲像檔案：還需將實(shí)物本身的編碼登記，定期檢查，尤其是聲像檔案要每年檢查，看是否可讀。

　　檔案工作說(shuō)難不難，因為是固定的重復的工作內容，說(shuō)簡(jiǎn)單不簡(jiǎn)單，因為繁瑣，需要細心和認真并有耐心。

　　檔案工作本身是個(gè)技術(shù)崗位，專(zhuān)業(yè)知識展開(kāi)就太多了，本文介紹的都是比較簡(jiǎn)單的，適合小公司，對于集團和大中型公司而言，還需要更多和更細化的專(zhuān)業(yè)內容。