關(guān)于重慶檔案整理歸檔程序

　　一、收集

　　收集工作是將較后一個(gè)文件作為文件處理的一個(gè)過(guò)程，完全有效地使用了較后一個(gè)文件的歸檔，因此現在可以分為兩個(gè)過(guò)程:文件判斷和期限判斷。

　　1 .文件判別。

　　檔案數字化文件判別對目前文件的存檔規模進(jìn)行判斷，首要需求是與各部門(mén)交流，深化調查，根據實(shí)際情況劃定合理的存檔規模。

　　2、期限。

　　根據文件的使用頻率、重要性等區別對應的保管期限，根據不同的保管期限進(jìn)行相應的處理，主要體現在年度判定和保管期限過(guò)后的破壞工作中。

　　二、分類(lèi)

　　檔案文件的規模和保管期限表對各類(lèi)文件有了詳細的區別，必須參照表對文件的收集作出其他區別。

　　三、編頁(yè)碼

　　注意加頁(yè)碼時(shí)頁(yè)面不漏，頁(yè)面不重，檀卷封面、卷內目錄、備考表不加頁(yè)碼，卷內文件位于右上角，從“001”開(kāi)始，正反兩面存在時(shí)，顯示在頁(yè)面的左上角。

　　四、裝訂

　　用不銹鋼釘一枚一枚地裝訂，或者組裝，以免生銹而腐蝕文件。

　　五、排序

　　關(guān)于同種類(lèi)的其他文件，排列在時(shí)刻的前后。

　　六、地址表示

　　對陳列的文件按順序勾上勾號，不要重復，勾上勾號，保持文件編號的自然連續性。

　　七、書(shū)志

　　書(shū)目是分析、篩選和記錄文件內容和形式特征的過(guò)程，以滿(mǎn)足書(shū)目搜索和供應的需要。

　　八、裝箱

　　也就是說(shuō)，把和“集團卷”有相同聯(lián)系方式的文件放在同一個(gè)箱子里，并對檀卷(箱子)進(jìn)行編號。 檀卷除陳列的文件外，還包括檀卷封面和備考表，檀卷封面反映文件的內容，備考表對檀卷組卷的狀況進(jìn)行說(shuō)明，包括檀卷包的內容、日常使用、變更狀況、組卷的時(shí)刻、組卷人和審查員等。 把檀卷的封面放在文件的前面，備考表放在文件的后面，兩者就不顯示頁(yè)碼。

　　九、印刷目錄

　　注意根據文件的存儲期限(包括卷中的文件目錄和檀卷目錄)進(jìn)行區分。

　　十、制作搜索物

　　對準備好的各種目錄進(jìn)行整理，制作目錄摘要表，供日常使用。