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紙質(zhì)檔案數字化的預處理是數字化的要點(diǎn)和關(guān)鍵。紙質(zhì)檔案數字化的預處理包括確定掃描范圍、編制頁(yè)碼、去除裝訂、規范目錄、技術(shù)修復等。
(一)確定掃描范圍
紙質(zhì)檔案的數字化要特別注意維護紙質(zhì)檔案數字圖像的完整性。原則上所有確定為數字化對象的紙質(zhì)檔案都要掃描，不宜進(jìn)行掃尾。如果確定不需要掃描，則標記數字化結果。
(2)編制頁(yè)碼
沒(méi)有頁(yè)碼或頁(yè)碼不正確的文件應重新編號。
頁(yè)碼應寫(xiě)在統一的位置，不得覆蓋文件內容。應從“1”開(kāi)始連續編譯頁(yè)面。
鋼筆、墨水等。用于書(shū)寫(xiě)的頁(yè)碼不應損壞檔案原件或影響檔案的長(cháng)期保存。
破損頁(yè)、缺頁(yè)等特殊情況要登記。
(3)目錄數據的準備
在紙質(zhì)檔案數字化過(guò)程中，應進(jìn)一步完善原始檔案的整理和編目工作。應根據紙質(zhì)檔案的基本整理單位準確劃分檔案，并根據原始檔案對目錄內容進(jìn)行修改和補充，為后續工作建立目錄數據庫做好準備。
在利用過(guò)程中需要特殊處理的頁(yè)面在目錄中進(jìn)行標識，并在后續工作中收集到數據庫中，以便在利用過(guò)程中進(jìn)行有針對性的處理。
在實(shí)施數字化項目的過(guò)程中，數字化實(shí)施單位應當指派工作人員參與檔案數字化工作，并對數字化工作進(jìn)行監督和指導。第三方監督也可用于協(xié)助質(zhì)量監控、進(jìn)度監控、投資監控、安全監控和協(xié)調溝通。
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