定期保存的文件和檔案主要包括：

(一)本機關(guān)在職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；(二)本機關(guān)召開(kāi)會(huì )議、開(kāi)展活動(dòng)形成的一般性文件材料；(三)本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；(四)本機關(guān)的總務(wù)管理文件和資料；(五)本機關(guān)對一般性問(wèn)題的請示和上級機關(guān)的批準、指示，一般性工作報告、總結、統計報表等。(六)上級機關(guān)下發(fā)的、屬于本機關(guān)業(yè)務(wù)主管的一般性文件和資料；(七)上級機關(guān)和同級機關(guān)發(fā)布的不屬于本機關(guān)業(yè)務(wù)范圍但應貫徹執行的文件和資料；(八)本級機關(guān)和下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)信和請求，本機關(guān)的答復和批準；(九)下級機關(guān)報送的年度或以上計劃、總結、統計、重要專(zhuān)題報告等文件。

檔案的保管期限分為長(cháng)久和定期。一般分為30年和10年。許多定期保存的文件已經(jīng)過(guò)期。由于檔案的重要性，決策者往往很難下定決心銷(xiāo)毀它們，所以大量本應以碎片和回收紙漿形式存在的檔案仍然完好地躺在檔案室里，占據了未過(guò)期檔案的寶貴空間。

一種方法是下架，分門(mén)別類(lèi)裝盒，明確標注，防止被搜；還有一種方式是找合適的外包服務(wù)商，托管出去；

因為外包服務(wù)商集中存儲空間大，價(jià)格低，而且不用自己攜帶，一旦找這個(gè)服務(wù)，也能保證及時(shí)送達。而且這類(lèi)過(guò)期文件的檢索率一般很低，所以保管存儲的成本會(huì )比未過(guò)期檢索率高的文件低很多。