一、檔案信息化與檔案信息化建設

　　檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數字化信息這種主要形式向社會(huì )提供服務(wù)為重心的轉變過(guò)程。在這樣的轉變過(guò)程中要實(shí)現檔案信息的數字化和網(wǎng)絡(luò )化；要實(shí)現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實(shí)現檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術(shù)、數據壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

　　二、檔案信息化的原則

　　1、規范性原則：制定和實(shí)施檔案工作標準和規范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現館(室)藏檔案信息化，一方面可以將館(室)藏的檔案通過(guò)掃描等技術(shù)手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過(guò)接收電子文件進(jìn)館，但不管是通過(guò)館(室)藏檔案數字化還是接收電子文件，都應該堅持規范性原則，制定相應的標準、規范和法規。

　　2、安全性原則：隨著(zhù)數字化、網(wǎng)絡(luò )化、信息化建設的不斷深入，網(wǎng)絡(luò )的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來(lái)。因此，我們加強網(wǎng)絡(luò )安全技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采?。何锢戆踩呗?；訪(fǎng)問(wèn)控制策略；(如入網(wǎng)訪(fǎng)問(wèn)控制、網(wǎng)絡(luò )的權限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò )服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò )監測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò )端口和節點(diǎn)的安全控制、防火墻控制等。)信息加密策略；網(wǎng)絡(luò )安全管理策略等。

　　3、效益性原則：由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據自身的能力，根據館(室)藏基礎，分析用戶(hù)需求，研究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經(jīng)典”，主題要與社會(huì )利用“熱點(diǎn)”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟效益和社會(huì )效益的檔案數字化，可以帶來(lái)巨大的效益。

　　三、檔案信息化建設的重要性

　　實(shí)行信息化后，檔案管理達到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò )化。數據只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內部進(jìn)行數據共享，提高了工作效率。數據錄入后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統計，并形成報表，由計算機處理，可以大大地提高管理人員的效率。二是檢索查詢(xún)方便。傳統的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來(lái)，然后根據記錄到庫房中查找，費時(shí)、費力。檔案管理信息化后，可以實(shí)現即時(shí)查詢(xún)，管理人員從模糊查詢(xún)、組合查詢(xún)、分類(lèi)查詢(xún)中選取好的查詢(xún)方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。大大的減輕了工作人員的負擔。三是檔案查借工作可控。檔案管理實(shí)現信息化后，查借閱采用計算機管理，操作方便，可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對過(guò)期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。四是提高整個(gè)部門(mén)的工作效率。實(shí)施檔案管理的信息化后，部門(mén)管理員工從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門(mén)的工作效率。五是有效的提供服務(wù)。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時(shí)檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開(kāi)發(fā)，提高了研究院整體的工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是公司內部的信息中心。