高?；鶎訉W(xué)院不是立檔單位，每年按規定向學(xué)校檔案館移交需永 久保存的檔案?；鶎訉W(xué)院對檔案工作普遍缺乏系統的科學(xué)認識，紙質(zhì)檔案根據業(yè)務(wù)流程分散在各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，電子文件缺少妥善保管?；鶎訉W(xué)院依托數字化辦公環(huán)境，做好重要檔案材料單套制管理，對于有效改善當前檔案管理分散、無(wú)序的現狀具有重要意義。

　　1. 電子檔案單套制的內涵

　　電子檔案單套制是相對于雙套制提出的。雙套制是同一份文件的電子和紙質(zhì)版本共同處于儲存和可利用狀態(tài)[1]，而單套制指僅以電子形式保管文件，不再生成紙質(zhì)檔案。

　　2. 基層學(xué)院開(kāi)展電子檔案單套制管理的基礎條件

　　2.1 基層學(xué)院對檔案管理工作的重視程度得到加強?；鶎訉W(xué)院檔案管理工作不受重視的原因之一是由于基層學(xué)院非立檔單位，且學(xué)院生成的檔案對學(xué)校整體工作來(lái)說(shuō)價(jià)值不大，因此相關(guān)人員對檔案的管理積極性不高，存在倦怠情緒。近年來(lái)，隨著(zhù)高校各項工作標準化、規范化要求日漸提高，基層學(xué)院逐漸意識到除移交檔案館的檔案外，其他檔案對學(xué)院的信息化建設工作和日后的查考利用同樣具有重要價(jià)值。同時(shí)，“十三五”規劃中明確提出要加快電子檔案管理水平，在有條件的部門(mén)開(kāi)展電子檔案“單套制”“單軌制”管理試點(diǎn)[2]，這預示著(zhù)單套制將成為未來(lái)檔案管理的發(fā)展趨勢。

　　2.2 原生數字檔案管理的大量產(chǎn)生。隨著(zhù)國家對電子政務(wù)和無(wú)紙化辦公的廣泛推行，基層學(xué)院在財務(wù)管理、教學(xué)管理、科研管理、資產(chǎn)管理等工作中生成了大量的原生電子檔案，將這些電子檔案全部紙質(zhì)化是不科學(xué)且不現實(shí)的，而且檔案在流轉過(guò)程中也基本依靠數字信息系統，不再有紙質(zhì)檔案的產(chǎn)生。在此環(huán)境下實(shí)行雙套制是人力、物力和財力的極大浪費[3]，單套制管理已經(jīng)成為一個(gè)必然選項。

　　2.3 信息管理技術(shù)不斷完善。隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，基層學(xué)院辦公信息化水平取得顯著(zhù)進(jìn)步，信息管理系統、計算機軟硬件設備、外存儲設備的功能和性能不斷提高，電子文件之間的流轉、備份、格式轉換和存儲利用規范化、信息化程度持續提升。此外，信息加密、身份認證、防火墻等技術(shù)的廣泛應用，為檔案的長(cháng)期可用創(chuàng )造了條件，實(shí)行單套制管理的技術(shù)條件已經(jīng)成熟。

　　3.電子檔案單套制管理的主要工作

　　3.1 完善電子文件歸檔與電子檔案管理制度建設。制度建設是實(shí)現單套制管理的前提?；鶎訉W(xué)院應參考最 新修訂的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T 18894-2016)中對單套制管理的相關(guān)規定，結合本學(xué)院的實(shí)際情況，確立單套制管理的相關(guān)細則，明確電子檔案歸檔的時(shí)間、范圍和具體要求、元數據收集標準、鑒定標準、安全管理等內容，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案地位平等。還應根據學(xué)院電子檔案的特性，考慮是否需要擴大歸檔范圍、縮短保管期限等，為電子檔案單套制管理的實(shí)現提供制度支撐。

　　3.2 將電子檔案管理系統嵌入到數字化辦公系統。技術(shù)是實(shí)現單套制管理的手段。要將電子檔案系統嵌入到數字化辦公系統，用一套系統既實(shí)現辦公，又實(shí)現電子檔案的全程管理。在這一過(guò)程中，首先應保證系統之間的無(wú)縫銜接，讓檔案在收集、整理、保管、利用的各個(gè)環(huán)節都能通過(guò)數字化辦公系統直接對接到電子檔案管理系統，省去系統之間的轉換過(guò)程，確保檔案來(lái)源真實(shí)、結構完整、安全可靠;其次要利用數字簽名、電子印章、管理日志等技術(shù)，明確權責范圍，增強各部門(mén)對檔案的信任和認同，實(shí)現對電子檔案整個(gè)生命周期的全程管理;此外，要定期對檔案的數量、質(zhì)量等指標進(jìn)行審查、監控和修正，確保檔案能夠長(cháng)期利用[4]。

　　3.3 加強檔案管理人才隊伍建設。人才是實(shí)現單套制管理的保障?；鶎訉W(xué)院一方面要轉變檔案工作者的管理意識，讓其認識到單套制管理的價(jià)值和意義，養成單套制管理習慣;另一方面要提升人員的技術(shù)水平，定期開(kāi)展職業(yè)技能培訓，學(xué)習信息系統管理辦法，培養出適應學(xué)院檔案管理工作的高水平人才。

　　4. 未來(lái)實(shí)施中應注意的要點(diǎn)

　　4.1從技術(shù)、制度和人員等方面切實(shí)保障電子檔案的完整安全。要從技術(shù)、制度、人員等方面切實(shí)保障電子檔案的完整安全。技術(shù)上，要建立完善的電子檔案保管鏈。為實(shí)現電子檔案的長(cháng)期可用性，需要采用開(kāi)放性的描述語(yǔ)言對檔案進(jìn)行封裝，并完成格式轉換和數字遷移，防止因技術(shù)、格式的問(wèn)題讓檔案失效。電子檔案對系統具有高度依賴(lài)性，易受到設備老化、