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隨著(zhù)我國信息化的普及和政府電子政務(wù)的發(fā)展，檔案部門(mén)接收的電子文件、紙質(zhì)文件、聲像文件等數字化數據呈幾何級數增長(cháng)，這些數據資源是國家寶貴的檔案財富。海量電子檔案數據的安全存儲已成為當前檔案館得要面對的挑戰。許多人為和自然因素可能會(huì )損壞數據。大部分檔案資料丟失后無(wú)法重建或重建后其憑證效力會(huì )消失或減弱，其損失無(wú)法估計。為了避免電子檔案數據的失真和損壞，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和可用性，開(kāi)展異地備份工作是積極應對數字化時(shí)代檔案信息安全挑戰的有效方法。
至于檔案異地備份的形式，可以歸納為以下四種：一是館際互備份。這也是預防災難的很難好方法。其次，利用網(wǎng)絡(luò )技術(shù)建立“遠程容災備份系統”，可以實(shí)現實(shí)時(shí)備份和相互備份，在緊急情況下保證正常的文件信息服務(wù)。第三，以前庫和后庫的形式備份。第四，利用移動(dòng)存儲技術(shù)進(jìn)行離線(xiàn)或在線(xiàn)備份，這種方法簡(jiǎn)單、方便、靈活，便于應急轉移。
對重要文件異地備份的重要性認識不足，存在僥幸心理。因為異地備份需要對重要檔案進(jìn)行同質(zhì)模擬拷貝或異質(zhì)數字掃描或微制作，涉及檔案管理的各項基礎工作，且涉及人員多、工作量大、所需資金多。再加上局部的突發(fā)性，區域性災害發(fā)生的頻率并不高。很多單位認為備份文件就像買(mǎi)保險，可能永遠用不到，不愿意在上面花太多精力和資金。
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