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電子文件歸檔和管理使用的技術(shù)手段與紙質(zhì)文件有很大不同，管理方法也需要新思路。上海市檔案局、上海市靜安區檔案局等單位的研究人員在電子檔案歸檔管理的研究和實(shí)踐中，提出了“電子檔案館藏”的概念和動(dòng)態(tài)管理方法，對電子檔案歸檔管理系統的設計起到了重要作用。
電子文件集的概念及其在電子文件歸檔和管理中的應用電子文件集是指對需要根據生成的計算機環(huán)境進(jìn)行歸檔的電子文件進(jìn)行常規批量處理而形成的一組組合。即在同一計算機硬件和軟件(操作系統、應用系統)環(huán)境下生成的電子記錄組放在一起。
電子文件集主要根據電子文件的特性進(jìn)行分類(lèi)，首先根據計算機的硬件設備，其次是計算機的操作系統，再次是生成電子文件的應用程序和版本。
電子檔案館藏是計算機自動(dòng)生成的邏輯結構，由歸檔電子檔案登記表、館藏檔案目錄信息、館藏檔案背景信息(元數據)三部分組成。集合中文件的內容只是與文件集合的鏈接關(guān)系，集合中的文件在物理上不需要與文件集合一起存儲。
對歸檔電子文件的要求主要是真實(shí)、完整，從而實(shí)現檔案的功能價(jià)值。首先要符合歸檔各個(gè)階段的規定和標準，如收集、積累、整理、鑒定等。其次，準確說(shuō)明配套的軟硬件環(huán)境；歸檔電子文件的格式應標準化，在標準用戶(hù)界面下操作，支持不同平臺，與現有設備兼容，能夠以標準數據庫語(yǔ)言與數據庫連接，或確定在內部計算機網(wǎng)絡(luò )上使用的統一標準，以實(shí)現良好的轉換狀態(tài)。
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