電子檔案建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開(kāi)發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤(pán)備份、查詢(xún)管理、安全措施等。它是一個(gè)硬件和軟件系統。由于每個(gè)企業(yè)在日常工作中每天都會(huì )產(chǎn)生大量的文本文件，需要記錄和保存，系統應采用雙服務(wù)器、磁盤(pán)顯示和存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤(pán)和磁帶雙備份的解決方案。同時(shí)，為了提高利用率，還應建立合適的文件查詢(xún)系統，通過(guò)觸摸屏查詢(xún)和網(wǎng)絡(luò )上的文件傳輸，達到資源共享的目的。此外，電子檔案管理的類(lèi)別應細分為作業(yè)目的管理、系統環(huán)境管理、檔案分類(lèi)管理、在冊目錄管理、企業(yè)分類(lèi)管理等。從而從機制上提高企業(yè)信息共享能力。

針對企業(yè)辦公自動(dòng)化系統與數字檔案管理系統多方面對接的問(wèn)題，作者建議在查詢(xún)接口程序中增加檔案查詢(xún)功能，實(shí)現與現有財務(wù)系統OA系統、人事管理系統的無(wú)縫集成。

加強電子文件歸檔管理，提高了檔案信息化管理水平。根據檔案管理要求，對不同類(lèi)型載體的檔案(如紙質(zhì)檔案和照片、聲像檔案)進(jìn)行數字化處理和轉換，加強本單位電子文件的積累、鑒定、著(zhù)錄和歸檔工作，確保生成的具有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管和利用的技術(shù)方法，制定電子檔案管理辦法。要穩定檔案工作者隊伍，提高了檔案工作者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，檔案工作者得要從雜家轉向專(zhuān)業(yè)人士。人的因素是保證檔案系統現代化管理有序、正常、可持續發(fā)展的主要因素。