檔案是直接形成的歷史記錄，檔案是由文件有條件地轉化而來(lái)的。這里的“文獻”是指廣義的文獻，即由文字、圖表、音像等構成的各種資料。檔案管理信息化建設是檔案的資源化和信息化管理。傳統的檔案管理多以紙質(zhì)為主，信息量大，工作復雜，準確性低，工作效率低。更不利于檔案資源的管理、利用和互動(dòng)，不能發(fā)揮很大作用，不利于長(cháng)期保存。當前，隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和信息通信手段的進(jìn)步，特別是大數據時(shí)代的到來(lái)，開(kāi)展檔案管理信息化建設是必然要求。

檔案信息化建設就是將紙質(zhì)檔案轉換成電子版本，保存起來(lái)以備后用。數字掃描在當今檔案信息化發(fā)展中發(fā)揮著(zhù)重要作用。揭宇航拍可以快速數字化文件，保證掃描拍攝效果，實(shí)現高清掃描、快速掃描、即時(shí)存儲。

檔案信息化建設是檔案應對快速發(fā)展的信息社會(huì )的必然選擇。信息社會(huì )的發(fā)展需要豐富、順暢的信息，對檔案信息的需求日益增加。檔案是人類(lèi)在社會(huì )實(shí)踐中直接形成的認識世界、改造世界的原始記錄。它貫穿古今各個(gè)歷史階段，跨越自然和社會(huì )的各個(gè)領(lǐng)域，匯集了豐富的信息，具有巨大的信息價(jià)值。檔案有社會(huì )淵源，與國民經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展密切相關(guān)，是社會(huì )信息資源的基礎資源。

檔案事業(yè)的發(fā)展不僅取決于信息社會(huì )的外部需求，也取決于內部發(fā)展。大力開(kāi)展檔案信息化建設，將改變檔案工作原有的內向管理模式，促進(jìn)檔案管理從傳統的手工管理向現代管理轉變。