檔案數字化加工是檔案界近年提出的新概念。由于形成時(shí)間較短，暫時(shí)還沒(méi)有取得統一的認識和提法。綜合目前的各種表述，可以將數字檔案館的概念完整地表述如下：數字檔案館是一個(gè)數字化的信息系統，并以網(wǎng)絡(luò )方式相連接和提供利用。實(shí)際上就是運用當代信息技術(shù)，對數字檔案信息資源進(jìn)行管理，以網(wǎng)絡(luò )化方式相聯(lián)接和提供利用，實(shí)現資源共享的信息系統。綜合各種表述，可以將數字檔案館的概念完整地表述如下：數字檔案館是建立在現代信息技術(shù)普遍應用基礎上，利用數字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對數字檔案信息資源進(jìn)行管理，通過(guò)高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò )設施相連接和提供利用，實(shí)現資源共享的超大規模、分布式數字信息系統。

    以“有序的信息空間和開(kāi)放的信息環(huán)境”為特征的完整意義上的數字檔案館，不是封閉的檔案館信息網(wǎng)絡(luò )，而是包含在辦公自動(dòng)化系統、計算機輔助設計和管理系統、公共信息數據管理系統等更為廣闊的大系統中的組成部分。它是由分布式文件、檔案數字資源構成的具有強大服務(wù)功能的跨機構、跨地域的信息系統，將是繼“數字圖書(shū)館”之后，在因特網(wǎng)上扮演重要角色的又一種知識網(wǎng)絡(luò )，屬于國家數字信息基礎工程。

    數字檔案館不僅僅是館藏檔案的數字化，也不只是停留在整個(gè)檔案工作業(yè)務(wù)流程的計算機化，而是代表了網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下檔案信息資源的整體處理模式，涉及到一系列標準規范與法規的制定和推行、軟/硬件基礎設施構建、應用系統開(kāi)發(fā)、數字資源建設、人才隊伍培養等方面內容，是一個(gè)與軟件工程、網(wǎng)絡(luò )工程、計算機工程、信息組織工程等有著(zhù)密切聯(lián)系的系統工程。

    “數字檔案館”的含義有廣義和狹義之分。廣義的數字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個(gè)由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理、檔案用戶(hù)群構成的數字檔案館群體。

    狹義的數字檔案館指其中的個(gè)體檔案館，其含義除了館藏檔案數字化的工作外，還涉及檔案信息的采集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定、統計等全過(guò)程，代表的是一種信息環(huán)境和基礎設施的構建（包括軟、硬件系統的設計和組織實(shí)體的建立）。它包括：

    1．接收應歸檔的電子文件及其元數據，并對立檔單位的電子文件工作流程實(shí)施在線(xiàn)監督和控制，以及時(shí)獲取電子文件，防止重要文件的流失；

    2．將現有館藏檔案數字化，實(shí)現數字化檔案資源在網(wǎng)上的發(fā)布和傳遞；

    3．支持對館藏各種檔案實(shí)體的自動(dòng)化管理；

    4．支持以網(wǎng)絡(luò )連接行業(yè)、政府信息資源庫及不同檔案館的數字化館藏，能夠提供分散于不同地區的檔案信息資源，實(shí)現檔案信息資源共享；

    5．組織對數據的有效訪(fǎng)問(wèn)和查詢(xún)，使用戶(hù)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )對數字化檔案信息（包括目錄、索引和全文）進(jìn)行查閱。

    數字檔案館的分類(lèi)

    數字檔案館的出現僅短短幾年時(shí)間，根據目前國內外的有關(guān)情況以及發(fā)展趨勢，我們大致可以將數字檔案館分為以下幾種：

    （一）按照層次級別分，省級、市級、縣級數字檔案館。

    （二）按照管理內容分，有綜合數字檔案館、專(zhuān)業(yè)行業(yè)數字檔案館以及專(zhuān)門(mén)、專(zhuān)題數字檔案館。

    （三）按照管理部門(mén)的性質(zhì)分，數字檔案館可以分為國家機關(guān)、企事業(yè)單位、團體甚至個(gè)人數字檔案館。

    以上各類(lèi)數字檔案館可以相互組合，形成特定的數字檔案館。