所謂檔案數字化(digitization)是指用計算機技術(shù)將模擬信號轉換為數字信號的處理過(guò)程。紙質(zhì)檔案數字化就是采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過(guò)程。紙質(zhì)檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享，以滿(mǎn)足社會(huì )或行業(yè)對檔案利用的需求。

　　一、檔案數字化加工的基本原則

　?。?）確定數字化對象

　　應當對所要進(jìn)行數字化的對象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻才能進(jìn)行數字化加工。

　?。?）符合國家法律法規

　　紙質(zhì)檔案數字化，必須符合國家檔案開(kāi)放規定或本行業(yè)相關(guān)規定。

　?。?）價(jià)值性原則

　　屬于歸檔范圍且應長(cháng)久或長(cháng)期保存的、社會(huì )利用價(jià)值高的檔案可列入數字化加工的范圍。

　　二、數字化加工流程

　　紙質(zhì)檔案數字化加工的基本環(huán)節主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。

　　三、數字化建設的目標

　　數字化建設的目標是使檔案館(室)現有的檔案文件資料全部實(shí)現數字化處理，建立健全檔案目錄數據庫、現行文件全文數據庫和多媒體數據庫(照片、音頻、視頻等)，通過(guò)數據接口和政務(wù)辦公系統連通，用先進(jìn)的數字化檔案管理系統提供安全、高效的管理和利用，實(shí)現真正的資源共享。

　　四、數字化的意義

　?。?）提高工作效率，降低檔案利用成本

　　數字化加工項目完成后，社會(huì )公眾(開(kāi)放檔案)和單位的各級領(lǐng)導、各部門(mén)或下屬單位都能通過(guò)數字化檔案管理系統即時(shí)查詢(xún)利用所需要的電子文檔數據原文(件)信息，避免了傳統檔案利用方法對檔案資料實(shí)體的多次輾轉所造成的大量時(shí)間浪費和重復勞動(dòng)現象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

　?。?）大限度保管和保護庫存檔案實(shí)體安全

　　由于傳統的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問(wèn)題。實(shí)現檔案數字化管理可以通過(guò)權限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調閱次數和復印次數，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以大限度地對庫存檔案進(jìn)行有效的保管和保護，確保檔案實(shí)體安全。