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1、收集所有文件。
文件歸檔工作按照一定的周期進(jìn)行,可能是一年,也可能是一個(gè)季度。因此,在歸檔工作時(shí),所有文件都應以年或季為單位,以確保后期歸檔工作的順利進(jìn)行。
2、根據有關(guān)章程進(jìn)行篩選。
一般來(lái)說(shuō),沒(méi)有當前和后期參考、使用或執行價(jià)值的文件不需要保存。此類(lèi)文件可以先剔除并銷(xiāo)毀,剩余文件可以根據本機關(guān)單位對文件歸檔管理的具體要求進(jìn)行篩選。
3、劃分類(lèi)別和等級。
篩選完成后,檔案管理人員可以根據文件所屬部門(mén)的名稱(chēng)進(jìn)行橫向分類(lèi),然后根據上下級的隸屬關(guān)系進(jìn)行縱向排列。不能分級的文件可以酌情與本部門(mén)的文件并列歸檔。
4、確定保管期限。
任何能對本機關(guān)實(shí)體及其職能產(chǎn)生全局影響的文件都需要永 久保存,剩余的歸檔文件可以根據其價(jià)值的影響時(shí)間和相關(guān)規章制度保留足夠的保管期限,不能過(guò)早銷(xiāo)毀。
5、修改文件內容。
對于文件中的遺漏或損壞,檔案管理人員需要咨詢(xún)文件來(lái)源處的同事,獲取正確的內容,修復和刪除文件。此外,他們還需要規范文件的紙張大小和裝訂來(lái)保存它們。
6、編號文件。
檔案管理人員可以按照從上到下、從主要到次要的排列順序,將密切相關(guān)的紙質(zhì)文件裝訂成基本單位,然后根據類(lèi)別、級別和時(shí)間裝訂成二級單位,再用歸檔章編號。
7、包裝和編制檢索目錄。
根據文件上歸檔章的信息,將所有文件打印成目錄,文件依次包裝,文件盒上的所有項目都標準化填寫(xiě)并編號。編號要統一連貫,最后所有文件目錄都要總結,方便以后快速查閱文件。
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