檔案室數字化建設是一項系統工程，包括基礎設施建設、應用系統建設、數字檔案資源建設和保障系統建設，需要機關(guān)檔案部門(mén)、信息部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和保密部門(mén)共同參與實(shí)施。數字檔案室建設主要包括:

　　檔案數字化建設

　　1.根據數字檔案基礎網(wǎng)絡(luò )架構、主要技術(shù)路線(xiàn)和軟硬件配置的基本要求，建設符合未來(lái)一定時(shí)期數字檔案資源管理要求、滿(mǎn)足數字檔案管理和服務(wù)需求的基礎設施。除了信息安全和便捷的管理因素外，鼓勵依托機關(guān)信息基礎設施建設數字檔案基礎設施。

　　2.開(kāi)發(fā)或采用功能完善、安全可靠、性能好、使用方便的數字檔案應用系統，實(shí)現檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò )化。

　　3.嚴格遵守標準和規范，全面轉換傳統載體檔案，積極推進(jìn)電子檔案歸檔和電子檔案管理，全面推進(jìn)數字檔案資源建設。應用先進(jìn)的技術(shù)和手段，確保數字檔案資源的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，滿(mǎn)足各類(lèi)用戶(hù)的共享需求。

　　4.根據數字檔案建設的要求，對檔案工作流程、文件材料、聲像(照片、錄音、視頻)電子文件的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行修改和完善，以及適用于電子檔案管理、利用、安全保障、應急處置等各種規章制度，明確要求和權限，保證數字檔案資源的規范管理，保證數字檔案工作的順利運行。

　　5.加大人オ建設力度，通過(guò)培訓或引進(jìn)人員オ，既懂信息技術(shù)，又精通信息資源管理、知識管理的人才，為數字檔案室的建設和運行儲備。

　　總而言之，數字檔案建設的內容可概括為基礎設施、應用系統、數字檔案資源、保障系統四大基礎設施。

　　1.基礎設施建設

　　完善的基礎設施是數字檔案建設的前提和基礎?；A設施建設包括五個(gè)方面:網(wǎng)絡(luò )基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端和輔助設備。鼓勵依托機關(guān)信息基礎設施建設數字檔案基礎設施。如果已經(jīng)有相關(guān)基礎設施，應根據數字檔案建設的要求進(jìn)行適當調整。要特別注意基礎設施在信息安全和便捷管理方面的設置要求，確保檔案信息資源的安全，方便檔案人員履行管理職責。

　　二是應用系統建設

　　從現實(shí)的角度來(lái)看，應用系統是目前數字檔案建設的一個(gè)短板。傳統的機構檔案管理系統大多是基于輔助紙質(zhì)檔案及其數字副本管理的需求開(kāi)發(fā)設計的，管理對象是目錄數據、數字圖像等。，而且功能比較簡(jiǎn)單。數字檔案室的應用系統要求與辦公自動(dòng)化系統相連，可以實(shí)現電子文件歸檔和有效管理，對開(kāi)發(fā)和利用有更高的需求。這使得它們在設計思路和功能結構上有很大的不同。

　　根據《電子文件管理系統通用功能要求》，數字檔案室要求(GB/T29194-2012)集成管理各類(lèi)數字檔案資源，為電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和可用性提供首要保障，設置捕獲、登記、分類(lèi)、編目、記錄、存儲、數字簽名、檢素、使用、鑒定、統計、處置、格式轉換、命名、移交、審計、系統配置、用戶(hù)管理等基本功能?？紤]到傳統檔案管理軟件難以擴展和體驗差，應用系統有必要靈活擴展和簡(jiǎn)單易用。

　　數字文件資源建設

　　數字檔案資源建設是數字檔案建設的重中之重?！吨改稀吠ㄟ^(guò)規范電子文件命名(檔號編制)而不是從電子文件管理流程的角度規范數字文件資源。、實(shí)現對電子文件的規范管理，如文件格式、質(zhì)量、元數據要求等關(guān)鍵因素。

　　(1)電子文件命名

　　《指南》建議使用檔號統一命名為電子文件。在數字檔案室的建設中，檔號體現了整理規則，是反映電子文件之間有機結構和歷史聯(lián)系的重要紐帶。不同類(lèi)型的電子文件可以通過(guò)檔號簡(jiǎn)單區分，明確相互關(guān)系，無(wú)論它們處于哪個(gè)管理流程，存儲在哪個(gè)邏輯位置。

　　文件格式和質(zhì)量(2)

　　文件格式是長(cháng)期保存電子文件的重要因素，也是保證電子文件真實(shí)性、完整性、可靠性和可用性的重要指標。雖然文件質(zhì)量與電子文件的長(cháng)期保存關(guān)系不大，但直接反映了電子文件的質(zhì)量，與電子文件的開(kāi)發(fā)和利用密切相關(guān)?！吨改稀废拗屏宋募?、照片、錄音和視頻的保存格式，并根據實(shí)踐經(jīng)驗確定了照片、錄音和視頻質(zhì)量的低要求。

　　(3)元數據

　　元數據是描述文件背景、內容、結構和管理過(guò)程的數據。到目前為止，元數據仍然是有效的手段之一，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和可用性。與數字簽名、時(shí)間等技術(shù)相比，元數據對運行系統或第三方的支持性不強，在后續成本上具有相當大的優(yōu)勢，因此對電子文件的長(cháng)期保存具有重要意義。此外，完善的元數據信息量大，可以為電子文件的開(kāi)發(fā)和利用提供無(wú)限可能，有助于數字文件資源的創(chuàng )造性發(fā)揮作用。

　　目前檔案行業(yè)只有兩個(gè)元數據規范:文件和照片?！吨改稀愤€根據當地實(shí)踐提出了基本元數據項目進(jìn)行錄音和錄像。具體實(shí)施時(shí)，可以作為參考，制定當地元數據方案。如果有新的元數據國家或行業(yè)標準發(fā)布，也可以直接對照?？紤]到實(shí)現的可能性，《指南》規定了元數據的低數量，操作方便，留有足夠的空間。

　　(4)電子文件的歸檔范圍和保存期限

　　目前，數字檔案室使用傳統檔案的歸檔范圍和保管期。但考慮到電子文件數量的增加對成本的影響相對較小，可以考慮適當調整電子文件的歸檔范圍和保管期限。

　　(5)電子文件的整理

　　電子文件一般按照傳統的整理方法進(jìn)行整理。如果有國家和行業(yè)標準適用于電子文件整理，應優(yōu)先按照該標準執行。例如，文件電子文件的整理應根據歸檔文件的整理計劃進(jìn)行。(DA執行/T22-2015。

　　(6)布局格式要求

　　布局格式要求是對文件電子文件的獨特要求。強調布局格式的意義在于，一方面可以在一定程度上繼承和延續紙質(zhì)文件的可信度，另一方面也可以通過(guò)規范嚴謹的辦公自動(dòng)化流程來(lái)保證電子文件的真實(shí)性。

　　保障體系建設

　　保障制度建設包括資金、制度、人員、オ三個(gè)方面。數字檔案建設需要足夠的資金來(lái)支持建設和運營(yíng)，需要知道信息技術(shù)、信息資源管理和知識管理的人才，需要有計劃、有步驟地解決各種內容的制度要求，包括電子文件管理流程、電子檔案管理、備份、應急處置等。就人才建設而言，首先要從管理體系入手，建立檔案、信息、技術(shù)部門(mén)合作機制，通過(guò)部門(mén)合作彌補人才短缺。從長(cháng)遠來(lái)看，要加大人才建設力度，通過(guò)培訓或引進(jìn)人才為數字檔案提供人才保障。

　　需要明確的是，保障體系建設作為數字檔案建設的一個(gè)組成部分，需要與其他建設內容相輔相成、相互促進(jìn)，在建設中需要同步發(fā)展和進(jìn)步，保障體系建設不能僅僅作為其他建設的條件。