文件數字化的基本要求，所謂數字化(digitization)是指利用計算機技術(shù)將模擬信號轉換為數字信號的處理過(guò)程。紙質(zhì)文件數字化是指利用掃描儀或數字相機等數字設備對紙質(zhì)文件進(jìn)行數字化處理，并將其轉換為數字圖像或數字文本的處理過(guò)程，存儲在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上，可以通過(guò)計算機識別。紙質(zhì)文件數字化的基本原則是準確、方便、快速地提供和利用文件信息資源，共享公共文件信息資源，滿(mǎn)足社會(huì )或行業(yè)對文件利用的需求。

　　文件數字化的基本要求

　　目前，超過(guò)90%的檔案管理仍然采用人工管理。傳統的檔案柜管理系統存在一些問(wèn)題，如系統檔案編程過(guò)程繁瑣、效率低下、整理時(shí)間長(cháng)、檔案存儲順序容易被打亂、檔案查閱時(shí)間長(cháng)、檔案盤(pán)點(diǎn)操作不科學(xué)、檔案管理失效滯后等。

　　文件管理的價(jià)值

　　1、維護組織、個(gè)人權利的法律證書(shū);

　　2、組織各種經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的依據;

　　3、組織連續工作必須考查的證據;

　　4、商業(yè)活動(dòng)的情況、成果、經(jīng)驗和教訓;

　　5、研究情報及成果的依據及參考資料!

　　傳統檔案管理存在的問(wèn)題圖片

　　1、對檔案不夠重視:大部分單位檔案室硬件設施配置不完善，檔案室保管條件普遍較差。個(gè)別單位管理制度落實(shí)不到位，檔案保管不規范，放置無(wú)序，存在遺失隱患。大部分檔案管理員都是兼職，存在應對檔案管理的想法，普遍存在備案不及時(shí)、隨意的現象。

　　2、檔案業(yè)務(wù)不夠精通。檔案管理需要一定的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，應該說(shuō)是非常技術(shù)化的?，F有的檔案管理人員基本沒(méi)有接受過(guò)系統專(zhuān)業(yè)的培訓，檔案的整理歸檔標準大多是人口口口相傳的，檔案的分類(lèi)、保管期限等標準不統一。而且每個(gè)人的理解程度不同，導致歸檔和分類(lèi)不準確。

　　3、團隊配置不穩定。各單位人員頻繁調動(dòng)，使得檔案管理團隊不穩定，影響了檔案管理的可持續性，檔案管理無(wú)法深入有序開(kāi)展。

　　4、檔案電子化程度低。目前檔案以紙質(zhì)為主，還沒(méi)有電子檔案。在整理、歸檔、閱讀和查詢(xún)紙質(zhì)檔案時(shí)，存在許多不便。

　　文件數字化的意義和作用

　　隨著(zhù)計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數字攝影技術(shù)(錄音、錄像)，檔案數字化、一種新型的文件信息形式，是由數據庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的。

　　1、提高經(jīng)濟效益:數字化管理檔案將傳統的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉化為機器閱讀檔案，既節省了保管成本，又節省了占用空間，查閱方便快捷，避免了反復印刷數據造成的紙張和人員浪費;

　　2、提高辦公效率:數字檔案管理使數據能夠及時(shí)歸檔并盡快提供利用。由于信息的時(shí)空流動(dòng)，數字檔案實(shí)際上已經(jīng)成為一個(gè)“無(wú)墻文件”，檔案庫基本上已經(jīng)從文件實(shí)體的保管轉變?yōu)樘峁┓奖愕男畔⒖刂浦行?

　　3、增強檔案原件保護:紙質(zhì)檔案轉化為數字電子檔案后，檔案的使用更安全。數字化處理后，它無(wú)疑會(huì )更好地保護歷史悠久的檔案材料。此外，檔案數字化處理后，部分檔案被篡改。