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重慶檔案數字化加工
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綜合部檔案管理制度

2024-02-02

  從單位實(shí)際出發(fā),大限度地維護檔案的完整性和安全性,方便檔案的使用:


  保持檔案的完整性,一是保持檔案內容與形式的有機聯(lián)系與完整性;二是保證檔案材料不缺、不遺漏、不分割。


  維護檔案安全,一是指不發(fā)生損壞檔案的事故,如丟失、火災、水浸、霉變、害蟲(chóng)、鼠害等;二是防止檔案內容泄露。


  方便文件的使用,是指利用計算機等現代化管理手段,提高文件檢索利用效率。二是提供安全保密的文件閱讀環(huán)境,復制文件的條件和設備。


  01、檔案建設指導原則:安全、實(shí)用、方便。


  02、檔案室位置:檔案室應遠離易燃、易爆、空氣污染區域。


  (1)作為檔案室的平房,應該位于辦公室附近,高于周?chē)匦巍?/span>


  (二)建筑作為檔案室,一般不能安排在頂樓或建筑兩側。檔案室應遠離廁所、廁所、熱水房等。


  03、檔案房間一般要求檔案庫房、辦公室、閱覽室分開(kāi)。


  04、檔案庫房承重:樓房作為檔案室,樓板承重必須達到檔案庫樓面均布活載荷應為5KN/m2。;采用密集架式,不得小于12KN/m2。


  05、檔案室內櫥柜布置:推 薦使用鐵質(zhì)檔案柜(架)。


  文件庫在布置櫥柜俱時(shí),應考慮工作人員的管理和放置文件保護,以及檢測設備的空間。


  主通道凈寬不小于1m。


  兩行裝具間的凈寬不小于0.8m,裝具端部與墻壁之間的走道凈寬不小于0.6m。


  設備背面與墻壁的間隔不小于0.1m,設備頂部與天花板的間隔不小于0.5m。


  06、檔案保護設施:檔案室應具有防火、防水(潮濕)、對高溫、防盜、防蟲(chóng)、防鼠、防有害氣體、防光、防磁等要求。


  (一)防火


  文件室禁止吸煙,禁止使用明火照明,要在明顯的地方標注“禁止吸煙”警示牌。


  1、檔案用電負荷為380V三相供電,照明負荷為220V單相供電。


  2、線(xiàn)路鋪設必須是暗線(xiàn),并根據要求選擇線(xiàn)路;開(kāi)關(guān)、插座必須符合安全要求。


  3、一個(gè)獨立的檔案建筑應該有避雷設施。


  4、照明器應選用40W或60W乳白色白熾燈,并安裝防爆罩。


  5、滅火裝置應選用氣體或干粉滅火劑,滅火裝置的存放位置應方便取放,不得放置在檔案庫內,已到保質(zhì)期應及時(shí)更換。


  6、檔案室應配備手電筒,以備停電時(shí)使用,嚴禁明火照明。


  (二)防潮(水)、防高溫


  檔案溫度一般控制在14-24℃,相對濕度為50-65%。


  1、檔案庫應根據面積配備一定數量的溫濕度計。


  2、如果檔案庫在平房或一樓,應配備除濕機。


  3、檔案庫不宜安裝水(氣)暖;上下水管道禁止通過(guò)檔案庫。


  4、檔案庫應該安裝空調。


  (三)防盜


  檔案室應安裝防盜窗、防盜門(mén)、安全鑰匙。推 薦安裝防盜報警裝置。


  (四)防蟲(chóng),防鼠


  1、檔案庫應及時(shí)投放防蟲(chóng)藥物,建議使用電子殺蟲(chóng)器。


  2、檔案禁止存放食物,應放置一定數量的防鼠盒,及時(shí)放置滅鼠藥。


  (5)防止有害氣體


  檔案室應遠離污染區域,周?chē)锌諝馕廴?,檔案庫房門(mén)窗應密封。


  (六)防光


  1、文件柜應該與窗戶(hù)垂直放置。


  2、檔案庫房的窗戶(hù)應該有紅色和黑色的窗簾,以避免陽(yáng)光直射檔案。


  (七)防紫外線(xiàn)


  檔案庫應使用白熾燈,禁止使用日光燈。


  (八)防磁輻射


  對于磁性記錄檔案,如錄音、錄像、唱片、光盤(pán)、軟盤(pán)等,建議配備防磁柜,定期進(jìn)行安全質(zhì)量檢查。


  07、檔案館應標明檔案管理、利用、保密、鑒定、銷(xiāo)毀、統計等制度。


  08、單位使用計算機管理檔案,計算機應放置在檔案工作人員辦公室。


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