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如何整理工程檔案?如何制作工程檔案,它有什么要求,工作內容是什么,小編帶大家了解工程檔案具體如何實(shí)施:
如何整理工程檔案?
工程檔案是指文字、表格、聲像、圖紙等各種載體材料。從工程項目提出、立項、審批、勘察設計、生產(chǎn)準備、施工、監理、驗收等工程建設和工程管理過(guò)程中形成并應歸檔保存。它是基礎建設項目管理的重要組成部分:建立和加強工程檔案管理是項目建設管理的需要,也是國家和水利部的共同要求。項目不符合規定要求的建設項目不能竣工驗收。
如果沒(méi)有建立相應的工程檔案工作,工程檔案將處于無(wú)人值守的管理狀態(tài),這將非常不利于工程檔案的建設和維護以及工程檔案的收集、整理和管理。結果必然會(huì )影響工程的建設、整理和驗收,建立工程檔案的目的是為了更好地完成現實(shí)和歷史的重任。
整理工程檔案的步驟
步驟主要有:系統排列與編目,局部調整,全過(guò)程整理。
在正常情況下,檔案室接收文件部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求設置的文件,檔案館接收各機關(guān)按照進(jìn)入要求整理移交的文件。檔案館和檔案室的整理任務(wù)主要是檢查檔案的質(zhì)量,制定圖書(shū)館(室)內的分類(lèi)排列方案,對檔案進(jìn)行整理,對檔案目錄進(jìn)行整理。
對已接收但不完全符合整理要求的文件進(jìn)行必要的部分處理和整理;對因損失、銷(xiāo)毀、移出等各種原因導致整理系統發(fā)生重大變化的文件進(jìn)行新的系統調整,對必須接收和收集的零散文件進(jìn)行系統化和編程,包括整理工作的所有內容。
文件整理要求:
1、收集、整理、儲存、識別、統計和提供文件使用的活動(dòng)。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻編譯)、提供文件使用。
2、這八項工作的劃分只是相對穩定的,有的分為六個(gè)環(huán)節,有的分為基礎工作和利用工作。因為現代檔案管理已經(jīng)成為一個(gè)復雜的系統,所以有多層次的劃分方法。
3、一個(gè)層次分為兩個(gè)子系統:檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā),每個(gè)子系統分為幾個(gè)層次的小系統。檔案實(shí)體管理分為收集、整理、鑒定、保管和統計。
4、檔案信息開(kāi)發(fā)分為兩部分:信息處理和信息輸出。信息處理由編輯目錄、編輯文獻匯編和編寫(xiě)參考資料組成。信息輸出由許多服務(wù)活動(dòng)組成,包括閱讀、復制、咨詢(xún)、信函調整、貸款和出版和展覽。
項目檔案整理工作的內容是什么?
(一)項目審批階段的文件材料根據不同審批項目的內部聯(lián)系分別整理組卷。同一批準項目按照批準、請示、相關(guān)審查和專(zhuān)家審查文件材料的順序排列。
(二)根據設計的不同階段和專(zhuān)業(yè),對勘察設計階段的文件和材料進(jìn)行分組。同一設計階段的審批文件按照批準、請示、相關(guān)審查和專(zhuān)家審批文件的順序排列。
三是根據審批事項及相關(guān)手續辦理流程,對工程準備階段的文件材料進(jìn)行分別整理。
(四)工程管理文件材料根據問(wèn)題和時(shí)間分別整理組卷。各參與單位根據文件材料反映的問(wèn)題,對質(zhì)量控制、計劃進(jìn)度控制、成本控制、安全管理等文件材料進(jìn)行有機聯(lián)系,并根據重要性依次排列。施工文件材料:
1、如果原材料質(zhì)量保證文件和配合比設計文件屬于單位(分部、分項)工程專(zhuān)用,則應納入單位(分部、分項)工程整理卷。此外,合同段可以作為單位,組卷可以根據原材料的類(lèi)別分別整理。
2、根據匯總和各單位、分部、分項工程評估工作程序,依次安排各單位、分部、分項工程質(zhì)量評估表和匯總文件。
3、按照分項(分部、單位)工程分別整理組卷文件和材料,按照監理批準的“單位、分部、分項工程清單”順序依次排列。以土木工程為例。原則上,同一分項工程文件和材料應根據分項工程開(kāi)工申請的批準單和附件(原材料試驗復印件歸檔時(shí)可以剔除)、技術(shù)性交底材料、檢驗申請批準單及附件(包括施工放樣、施工原始記錄、現場(chǎng)試驗報告及記錄、質(zhì)量檢驗報告)、中交證書(shū)、整改通知及反饋?lái)樞蚺帕小?/span>
4、根據交工驗收證書(shū)、交工驗收報告、質(zhì)量監督機構出具的交工驗收質(zhì)量檢驗意見(jiàn)和各項工程總結,依次安排合同段交工驗收文件。
5、竣工圖按施工圖順序排列。
6、根據依據、設備開(kāi)箱驗收、設備安裝調試、設備運行維護、隨機文件等順序,依次安排設備安裝調試文件。監理文件:
1、監理文件以監理合同段為單位,根據基礎文件、合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、安全管理文件、計劃進(jìn)度控制文件、成本控制文件等分別整理組卷。
2、旁站監理記錄按施工合同段整理組卷。
3、根據監理機構、人員,監理日志結合形成時(shí)間整理組卷。
4、監理機構抽樣材料首先按合同段分開(kāi)整理,同一合同段文件材料,結合單位、分部、分項工程整理組卷。
(八)根據檢測、觀(guān)察、記錄和報告、車(chē)輛通行情況、缺陷整改情況、各專(zhuān)項驗收和竣工驗收工作內容,對工程試運行和竣工驗收工作文件進(jìn)行整理。
根據招標工作程序和合同內容,對招標投標及合同文件材料進(jìn)行分別整理。
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