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重慶檔案數字化加工
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電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

2024-02-23

  為落實(shí)檔案法、“十四五”全國檔案發(fā)展規劃、“十四五”推進(jìn)國家政務(wù)信息化規劃等相關(guān)要求,加強機關(guān)業(yè)務(wù)系統歸檔,不斷提高業(yè)務(wù)系統電子文件歸檔管理水平,國家檔案局近日發(fā)布通知部署相關(guān)工作。


  一,意義重大


  政府機關(guān)業(yè)務(wù)系統是政府機關(guān)在信息化條件下履行主要工作職責、辦理政府核心業(yè)務(wù)的重要信息平臺。業(yè)務(wù)系統形成和收集的各種數據資源是國家數字檔案資源的重要組成部分。加強政府信息化建設,促進(jìn)公共數據開(kāi)放共享,不斷提高數字政府服務(wù)效率,是信息社會(huì )做好檔案工作的必然要求,做好機關(guān)業(yè)務(wù)系統電子文件的歸檔和管理工作,有效提高各類(lèi)數據資源的質(zhì)量和管理水平。


  第二,目標要求


  到2023年,一批可復制、可推廣的成功經(jīng)驗和做法將通過(guò)試點(diǎn)推廣形成。到“十四五”末期,政府業(yè)務(wù)系統的電子文件歸檔和管理工作普遍開(kāi)展,政府電子文件歸檔和檔案管理能力明顯提高。


  第三,主要任務(wù)


  (一)完善業(yè)務(wù)系統歸檔制度規范。推動(dòng)建立完善的業(yè)務(wù)系統歸檔管理體系和技術(shù)規范。管理體系應明確各部門(mén)職責分工、系統歸檔管理流程和運行維護要求。技術(shù)規范應與管理體系協(xié)調,明確電子檔案數據規范、系統接口設計規范、存儲備份策略等。


  (二)完善業(yè)務(wù)系統歸檔功能。促進(jìn)電子文件歸檔要求嵌入業(yè)務(wù)流程,確保業(yè)務(wù)系統能夠根據檔案工作要求完成電子文件的形成、收集、整理和歸檔工作,具有完整收集和整理應歸檔電子文件及其元數據并按規則自動(dòng)命名、存儲電子文件及其組件的功能,支持整個(gè)系統的審計跟蹤和安全監管,能夠按要求將電子文件及其元數據推送到檔案管理系統,生成標準化的歸檔信息包。


  (三)促進(jìn)業(yè)務(wù)系統與檔案系統的有效銜接。通過(guò)webservice等歸檔接口,完成業(yè)務(wù)系統與檔案管理系統的銜接,業(yè)務(wù)系統和檔案管理系統可以緊密銜接。


  (四)不斷提高數字檔案資源建設質(zhì)量和管理水平。推進(jìn)業(yè)務(wù)系統電子檔案標準化管理,實(shí)現業(yè)務(wù)系統電子文件安全、可控、科學(xué)、規范的管理,確保業(yè)務(wù)系統電子文件符合真實(shí)性、完整性、可用性和安全性的要求。電子文件只以電子形式進(jìn)行單套歸檔和管理,來(lái)源可靠,程序規范,要素合規。


  第四,工作安排


  (一)確定重點(diǎn)工作領(lǐng)域。在重點(diǎn)工作領(lǐng)域選擇一批具備一定條件的單位,先試一試,探索創(chuàng )新各行業(yè)各領(lǐng)域的備案需求,提煉備案標準化實(shí)施路徑,形成對各類(lèi)業(yè)務(wù)系統備案需求的全覆蓋。


  (二)積極推進(jìn)試點(diǎn)建設。試點(diǎn)工作按照“自愿申報、有序實(shí)施”的原則進(jìn)行,重點(diǎn)是業(yè)務(wù)系統、電子許可證發(fā)放管理系統、具有電子簽名功能的辦公自動(dòng)化系統等。鼓勵各地區各部門(mén)在該地區和該系統開(kāi)展試點(diǎn)工作。


  (三)及時(shí)組織效果評估。納入試點(diǎn)的單位應當制定實(shí)施計劃,按照規定的時(shí)間完成試點(diǎn)任務(wù)。國家檔案局將根據電子檔案歸檔和電子檔案管理規范、黨政機關(guān)電子公文系列標準、數字檔案建設指南、單套電子檔案管理要求等進(jìn)行試點(diǎn)效果評估。


  (四)大力開(kāi)展成果應用。鼓勵試點(diǎn)單位在電子檔案單套管理和數字檔案室建設中應用業(yè)務(wù)系統歸檔工作成果。試點(diǎn)效果評估同時(shí)符合單套電子檔案管理的一般要求的,可以根據程序認定為單套管理可行性評估;同時(shí),如果符合數字檔案室建設要求,可以根據程序認定為國家示范數字檔案室或國家數字檔案室。


  (五)做好經(jīng)驗總結和推廣。國家檔案局將總結試點(diǎn)工作成果,選擇先進(jìn)典型樹(shù)木,推廣經(jīng)驗和做法,不斷擴大業(yè)務(wù)系統電子文件歸檔和管理的覆蓋面,推動(dòng)機關(guān)檔案信息化建設向深入發(fā)展。


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