今日小編帶您了解檔案室檔案管理細則，在此以學(xué)校為例，詳細講解管理細則。

　　一，檔案管理細則

　　檔案工作制度(一)

　　1、檔案工作是行政管理工作的一部分，必須由一名學(xué)校領(lǐng)導負責。

　　2、檔案人員應及時(shí)向分管領(lǐng)導匯報上級檔案部門(mén)的相關(guān)指示，以便及時(shí)了解檔案工作趨勢，領(lǐng)導本校檔案工作。

　　3、學(xué)校辦公室負責檔案工作，對各辦公室的兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導，在檔案移交時(shí)檢查檔案質(zhì)量。

　　4、本校各類(lèi)檔案應按照“集中統一管理”的原則，集中存放在學(xué)校綜合檔案室，實(shí)行統一管理。

　　5、按照國家有關(guān)檔案管理的規定，結合學(xué)校檔案工作的實(shí)際應用，實(shí)際保管期限、歸檔范圍等。

　　6、建立以學(xué)校各處室兼職檔案員為骨干的學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò )，定期進(jìn)行活動(dòng)。

　　7、準備各種檢索工具、參考工具，積極為學(xué)校管理提供便利，及時(shí)做好登記和統計工作。

　　8、檔案工作者應加強學(xué)習，不斷提高思想意識，不斷更新業(yè)務(wù)知識，使學(xué)校檔案工作更加規范、科學(xué)。

　　(二)檔案工作人員職位責任制制度

　　1、檔案工作人員必須嚴格遵守《中國人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》規定的條款，依法辦事，認真落實(shí)檔案工作的規章制度。

　　2、指導各部門(mén)立卷人員和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員按時(shí)收集、歸檔文件資料，努力提高檔案質(zhì)量。

　　3、做好檔案收集、整理、鑒定、登記、統計等基礎工作，熟悉所保存的檔案。

　　4、做好檔案利用服務(wù)工作，編制各種檢索工作和參考資料，做到及時(shí)、快速、準確地調卷。

　　5、對檔案進(jìn)行防火、防盜、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防光等安全保護，保護國家檔案不受損失。

　　6、努力學(xué)習檔案業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)能力和學(xué)術(shù)水平，努力實(shí)現檔案管理的科學(xué)、現代化。

　　7、遵守保密制度。未經(jīng)批準，檔案的使用范圍不得擅自擴大，檔案的秘密和內容不得泄露，以確保檔案秘密的安全。

　　(三)檔案歸檔制度

　　1、所有在學(xué)校各項活動(dòng)中形成的具有查閱利用價(jià)值的文件資料都屬于歸檔范圍。

　　2、各個(gè)辦公室的任務(wù)之一就是形成各種數據的積累和歸檔。應納入各部門(mén)兼職檔案人員的職責范圍，建立崗位責任制，做好學(xué)校檔案室的指導和監督，做好檔案集中和統一管理。

　　3、每個(gè)辦公室在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件和資料，應整理歸檔，由檔案室統一管理，不得分散在部門(mén)或個(gè)人手中。

　　4、每年3月底前，辦公室兼職檔案人員必須按要求對上一年度檔案進(jìn)行整理，并將上一年度檔案移交檔案室。

　　5、所有歸檔的檔案都必須編制歸檔號、檔案號、檔案目錄和檔案目錄，并做好移交檔案的準備工作。

　　6、檔案移交時(shí)，部門(mén)應經(jīng)檔案工作人員驗收，移交時(shí)應辦理移交手續，填寫(xiě)移交清單。

　　檔案庫房管理制度(四)

　　1、努力創(chuàng )造實(shí)現檔案現代化管理的條件，使倉庫管理更加科學(xué)。

　　2、檔案負責管理倉庫，并負責每天檢查門(mén)窗電的開(kāi)關(guān)情況。

　　3、倉庫必須具備防盜、防火、防潮、防光、防塵等基本保護條件，每月檢查一次，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理。

　　4、明確各類(lèi)檔案的界限，實(shí)行分類(lèi)、分柜存放和保管。

　　5、為了保證檔案的安全，倉庫必須有專(zhuān)門(mén)的櫥柜，并且有必要的安全保護設施。

　　6、非檔案工作人員不得進(jìn)入倉庫，不得在倉庫內查閱檔案。

　　7、為了保證倉庫的整潔，倉庫內不得堆放其它物品。

　　(五)檔案保密保衛制度

　　1、保守文件秘密是每一位文件工作者的神圣職責。

　　2、檔案室設有專(zhuān)門(mén)的檔案倉庫，并配有專(zhuān)門(mén)的檔案柜存放檔案。

　　3、檔案室內應設置閱讀檔案，建立監閱制度，防止失密、泄密。

　　4、文件庫和文件柜必須由專(zhuān)人管理，鑰匙由專(zhuān)人管理。文件員工作調動(dòng)時(shí)，必須辦理交接手續。

　　5、檔案人員不得將機密文件、檔案資料帶回家，或者探親訪(fǎng)友，或者進(jìn)出公共場(chǎng)所。

　　6、上級機密文件或資料不得擅自翻印或復印，檔案機密不得涉及私人通信或普通電話(huà);不得與無(wú)關(guān)人員談?wù)摶蛐孤断嚓P(guān)文件內容。各種草稿、廢紙等。在立卷中形成的不得亂扔，全部按保密紙處理或銷(xiāo)毀。

　　7、非檔案人員不得進(jìn)入倉庫，不得在倉庫接待親友。

　　(六)檔案資料借閱制度

　　本制度是根據《檔案法》及相關(guān)規定制定的。

　　1、外部單位查閱檔案時(shí)，應持單位介紹信，一般應有兩人。查閱機、絕密或組織、人事文件，必須是黨員。

　　2、查閱各類(lèi)檔案必須在查閱室進(jìn)行，未經(jīng)同意，不得私自帶走。

　　3、所有查閱使用本單位重要機密文件或在一定范圍內控制使用的文件，應當經(jīng)單位領(lǐng)導同意。

　　4、學(xué)校檔案應嚴格控制借出。如果因工作需要，應經(jīng)本單位領(lǐng)導批準，借出時(shí)間一般不得超過(guò)三天。在借閱期間，我們應該確保文件的安全。

　　5、所有提取我校檔案的材料都要寫(xiě)明年代、卷號、標題，并認真核對。只有出具證明材料并加蓋公章，才能有效。如需復制，必須經(jīng)辦部門(mén)批準。

　　6、使用檔案時(shí)，必須注意保守機密，不得任意泄露或向外公布。

　　7、查閱檔案時(shí)，一定要注意檔案的保護，不要在文件材料上圈點(diǎn)、注釋、勾畫(huà)、污損，也不要拆開(kāi)、提取或撕毀原件。違者將根據《檔案法》的規定追究責任。

　　8、一個(gè)典型的利用檔案產(chǎn)生明顯經(jīng)濟效益和社會(huì )效益的例子，利用者有責任向檔案提供信息反饋。

　　檔案銷(xiāo)毀制度(七)

　　1、檔案銷(xiāo)毀必須經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導和上級主管部門(mén)負責人批準。

　　2、所有需要銷(xiāo)毀的檔案都必須編寫(xiě)一份清單，并撰寫(xiě)一份書(shū)面報告，包括:本單位和檔案的簡(jiǎn)短歷史情況、銷(xiāo)毀檔案的年齡、保管期限及其數量和詳細內容、鑒定情況和銷(xiāo)毀原因。

　　3、在銷(xiāo)毀檔案時(shí)，必須有兩人以上進(jìn)行監銷(xiāo)，并在監銷(xiāo)清冊上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和日期，并且需要簽字蓋章以示責任。

　　4、銷(xiāo)毀檔案如送造紙廠(chǎng)打漿，必須在監督下進(jìn)行，打漿后監銷(xiāo)人員才能離開(kāi)。

　　檔案保存制度(八)

　　1、檔案庫房、檔案柜、資料架應統一編號，檔案、資料應按全宗、分類(lèi)順序排列整齊。

　　2、嚴格執行檔案倉庫的八項防范措施。倉庫內禁止吸煙和存放易燃物品。倉庫內外應放置滅火設備，以滿(mǎn)足緊急需要。倉庫門(mén)窗應配備防盜設備，及時(shí)開(kāi)關(guān)鎖定。鑰匙應由專(zhuān)門(mén)的柜臺保管，不得隨身攜帶。倉庫內外的清潔衛生要經(jīng)常清潔整理;注意觀(guān)察倉庫的溫度和濕度，盡量控制在規定的標準;每年4月放置一次殺蟲(chóng)劑，并根據情況采取措施防止鼠咬蟲(chóng)蛀。

　　3、對于檔柜、架子要經(jīng)常保養，防止銹蝕，保持美觀(guān)清潔。

　　4、檔案人員每年對檔案保管情況進(jìn)行全面檢查，并做好記錄。

　　(九)檔案統計與匯報制度

　　檔案統計，是掌握情況、分析和研究檔案工作問(wèn)題的一種有利工具。加強檔案統計工作是提高檔案科學(xué)管理水平的必要措施和重要標志。為進(jìn)一步加強檔案統計工作，特制定如下統計制度。

　　1、辦公室要指定專(zhuān)人兼管檔案統計工作，負責全校檔案構成、檔案利用、檔案工作人員構成、檔案室基本概況等情況的統計工作;負責上級檔案部門(mén)需要的各種報表的填報工作。

　　2、抓好檔案統計的原始記錄工作。檔案的登記是檔案統計的基礎，應結合實(shí)際，做好各項原始材料的登記，主要包括下述內容：卷內目錄、案卷目錄、檔案收進(jìn)、移出登記、檔案利用與利用效益登記。

　　3、建立健全統計臺賬，掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷(xiāo)毀和室內各種情況數據，按上級部門(mén)的要求及時(shí)報送各種報表。到年末各類(lèi)檔案的增減數據應做到類(lèi)別清楚、數字準確無(wú)誤。

　　4、上級檔案部門(mén)需要的各類(lèi)報表，要按時(shí)間要求，準確無(wú)誤地報出，所報各類(lèi)數據不得弄虛作假。

　　5、統計人員要將統計工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷(xiāo)毀、利用等各項日常工作中進(jìn)行，隨時(shí)保證檔案與賬目相符;每年底對本年度的各類(lèi)數字要進(jìn)行綜合統計，形成完整的統計資料。

　　6、統計人員要依據統計的數字及報表中的各項統計指標，進(jìn)行調查、綜合分析、對比，從中找出存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施。

　　二、檔案室管理

　　(一)文書(shū)檔套歸檔制度

　　1、各部門(mén)在各項活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。

　　2、各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門(mén)內勤)收集、審定、整理、立卷。

　　3、歸檔的文件材料應齊全、完整準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無(wú)缺頁(yè)，玻損現象。

　　4，下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔，還應留有書(shū)面材料存檔。

　　5，凡舊檔的文件必須留原件存檔，書(shū)寫(xiě)整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě)，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。

　　6，重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復印，但原件必須歸檔。

　　7、機關(guān)工作人員外出學(xué)習、考察、參加會(huì )議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

　　(二)專(zhuān)職檔案工作人員崗位責任制

　　1、認真學(xué)習專(zhuān)業(yè)知識，貫徹執行<檔案法>、<檔案法實(shí)施辦法>，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺(jué)遵守檔案工作各項規章制度。

　　2、負責公司各種檔察資料的收集、分類(lèi)、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規范”要求。

　　3、負責公司有關(guān)部門(mén)檔案工作監督指導、業(yè)務(wù)培訓工作。

　　4、負責檔案庫房各項制度的落實(shí)。

　　5、積極提供檔察的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結經(jīng)驗，為領(lǐng)導決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

　　三、兼職檔案工作人員崗位責任制

　　1、各部門(mén)配備一名兼職檔案員，負責本部門(mén)文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

　　2、兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認真負責，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。

　　3、兼職檔察員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

　　4、嚴格執行各項檔案管理制度。

　　5、接受本公司專(zhuān)職檔案員的監督指導。努力學(xué)習檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

　　四、部門(mén)立卷制度

　　1、凡本部門(mén)在名項活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門(mén)立卷歸檔范圍。

　　2、各部門(mén)兼職檔案員，負責對本部門(mén)的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。

　　3、兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證正立卷質(zhì)量。

　　檔案保存制度五、檔案保存制度

　　1、各類(lèi)檔案由綜合檔案室集中管理，檔案員負責檔案的保管。

　　2、根據檔案管理相關(guān)規定，名類(lèi)檔案應當存放合理，排列有序，查找方便。

　　3、檔案人員應經(jīng)常檢查室藏檔案材料，并及時(shí)跟蹤和追回已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，以防丟失。

　　4、倉庫應保持清潔衛生，溫度應始終保持在14-24℃，相對濕度應保持在45-60%，以防止檔案受到損害。

　　5、檔案庫內做到“八防”，即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)，定期檢查。

　　6、倉庫內禁止吸煙，禁止存放易燃、易爆危險品，停電時(shí)，一定要用手電筒照明，不能使用易燃設備。

　　7、不得進(jìn)入與檔案庫房無(wú)關(guān)的人員，隨時(shí)關(guān)閉倉庫門(mén)窗，確保安全。

　　檔案保密規則六、檔案保密

　　1、檔案工作人員應提高警惕，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。

　　2、所有在綜合檔案室查閱檔案的人員，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱程序。原則上，檔案不允許帶出檔案室。如有必要，必須經(jīng)主管領(lǐng)導批準，并在規定時(shí)間內歸還檔案室。

　　3查閱檔案時(shí)，不得閱讀與查閱內容無(wú)關(guān)的文件資料，不得進(jìn)入檔案室。

　　4、本公司工作人員不得將文件、材料帶到公共場(chǎng)所和其他地方，不得帶回家，應及時(shí)交給檔案管理部門(mén)。

　　5、對違反保密規定，泄露國家公司機密或者造成一定后果的，應當按照保密法>的規定，嚴肅處理并追究其責任，

　　檔案借閱制度七、檔案借閱制度

　　1、借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，所有借閱者都要有意識地履行借閱程序。

　　2、所有借閱檔案都需要主管領(lǐng)導批準。外單位人員借閱檔案時(shí)，應持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期內按時(shí)歸還。

　　3、借款者應妥善保管檔察材料，注意保密，不得以任何理由轉借他人。

　　4、未經(jīng)領(lǐng)導批準，借款人不得復印、抄寫(xiě)檔案資料。

　　5、檔案管理人員應仔細檢查歸還的借閱材料，確認檔案材料完好無(wú)損后，方可辦理歸檔手續。摘抄復制的文件材料只有經(jīng)過(guò)仔細核對，正確后才能簽字蓋章。

　　6、如發(fā)現檔案材料在借閱過(guò)程中被拆除、涂抹或丟失，應及時(shí)向主管領(lǐng)導匯報，并追究有關(guān)人員的責任。

　　八、其他

　　解釋權屬于公司行政人事部。