一、定義

　　檔案數字化是隨著(zhù)計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數字攝影技術(shù)（錄音、錄像）、數據庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)將其轉化為存儲在磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上，并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過(guò)程。

　　檔案數字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式儲存，網(wǎng)絡(luò )化的形式互相連接，利用計算機系統進(jìn)行管理，形成有序結構的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現資源共享。

　　二、數字化步驟

　　前期檔案整理

　　檔案借出

　　從檔案室接件，填寫(xiě)檔案移交清冊，一式兩份。拿到檔案后，開(kāi)始核對檔案數量，數量核對無(wú)誤后簽字確認，將檔案拿回加工現場(chǎng)。

　　目錄數據準備

　　按照各類(lèi)檔案整理規定的要求，在檔案管理系統著(zhù)錄目錄數據。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、責任者、日期、起止頁(yè)號等，應進(jìn)行修改。

　　拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，會(huì )影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應注意保護檔案不受損害。

　　頁(yè)面修整

　　破損嚴重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應先進(jìn)行技術(shù)修復，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應先進(jìn)行相應處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。

　　檔案掃描

　　掃描方式

　?。?）根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規格的掃描儀或專(zhuān)業(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進(jìn)行掃描。

　?。?）紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案，可采用高速掃描方式以提高工作效率。

　　掃描色彩模式

　?。?）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。

　?。?）頁(yè)面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

　?。?）頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

　?。?）頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進(jìn)行掃描。

　　掃描分辨率

　?。?）掃描分辨率參數大小的選擇，原則上以?huà)呙韬蟮膱D像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。

　?。?）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般應設為200-300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。

　　圖像處理

　　圖像數據質(zhì)量檢查

　?。?）對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應重新進(jìn)行圖像的處理。

　?。?）由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識別時(shí)，應重新掃描。

　?。?）發(fā)現文件漏掃時(shí)，應及時(shí)補掃并正確插入圖像。

　?。?）發(fā)現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應及時(shí)進(jìn)行調整。

　　糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理

　?。?）對出現偏斜的圖像應進(jìn)行糾偏處理，以達到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準。對方向不正確的圖像應進(jìn)行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

　?。?）對圖像頁(yè)面中出現的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線(xiàn)、黑框、黑邊等應進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。

　?。?）對大幅面檔案進(jìn)行分區掃描形成的多幅圖像，應進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。

　?。?）采用彩色模式掃描的圖像應進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。

　　圖像存儲

　　存儲格式

　?。?）采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用PDF格式存儲。

　?。?）采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用PDF格式存儲。

　　圖像文件命名

　?。?）紙質(zhì)檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對應的檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大，不便于網(wǎng)絡(luò )瀏覽，可拆分為多個(gè)圖像文件，文件名后增加A、B、C等區別。

　?。?）分別建立文件夾，以文件檔號命名，并存儲對應圖像文件。

　　數據掛接

　　將每一份紙質(zhì)檔案掃描所得的圖像存儲到相應檔號的文件夾后，認真核查每一份圖像文件的名稱(chēng)與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁(yè)數與檔案目錄數據庫中文件的總頁(yè)數是否相同等。通過(guò)每一份圖像文件所在文件夾的名稱(chēng)與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性，建立起一一對應的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。