計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)興起以來(lái)，信息技術(shù)得到了快速的發(fā)展和廣泛的應用，各行各業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域都全面開(kāi)展了信息化工作，檔案行業(yè)作為傳統信息向流量信息轉變的媒介，也迫切需要相應技術(shù)手段來(lái)支持和引導，將原有的信息保存，向建設流動(dòng)信息資源數據庫發(fā)展。在這個(gè)過(guò)渡與轉變的過(guò)程中，檔案加工處理工作越來(lái)越受到重視，其加工標準和工作流程也在不斷的進(jìn)步與改進(jìn)，基于質(zhì)量與效率的提升，一系列檔案數字化加工軟件如雨后春筍般涌現出來(lái)。

　　與傳統檔案管理工作顯著(zhù)的區別在于，檔案加工管理軟件融合了計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數據庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)、密級加密技術(shù)、電子公章技術(shù)等，可以看作為一種新型的檔案信息形態(tài)，其根本目的在于將存在于各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò )化的形式連接，以準化的形式利用，通過(guò)計算機系統對檔案信息資源進(jìn)行有目的有針對性的加工和管理，形成一個(gè)有序結構的檔案信息資源數據庫，為各種數據需求提供利用，實(shí)現信息資源的高度共享。

　　檔案加工管理軟件所實(shí)現的檔案數字化包括檔案數字化采集、數字化管理、數字化查閱等幾方面內容。落實(shí)到具體操作流程上的檔案數字化，主要包括從實(shí)體檔案庫提卷后，一項進(jìn)行拆卷、校對檔案頁(yè)數、區分高掃、平掃材料，然后可以進(jìn)行數據的采集工作。檔案數據采集的同時(shí)要對掃描圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理，采集完成后，需要校對檔案目錄以及核對電子材料，至此完成初步審核。

　　之后由專(zhuān)人再次對檔案原件及數據進(jìn)行審核，確認無(wú)誤后，將原始檔案裝訂還原，并對采集到的電子數據進(jìn)行歸檔掛接整理。在整個(gè)加工過(guò)程中，各環(huán)節有序操作，相互配合，協(xié)同運行，以流水線(xiàn)方式完成信息的采集、審核、加工等工作，為檔案資源的再利用提供準確而可靠的數據信息，并從長(cháng)遠使用上提高了工作效率，也有利于檔案原始資料的保存。

　　看似繁瑣復雜的加工過(guò)程在協(xié)同軟件的幫助下，可以變得簡(jiǎn)單有序且一目了然，這就是使用檔案加工管理軟件的優(yōu)勢所在。而在面對網(wǎng)絡(luò )上花樣百出層出不窮的各類(lèi)加工軟件，如何選擇一款性?xún)r(jià)比較高而又適合自己的檔案加工管理軟件呢？

　　在選擇合適的檔案加工管理軟件之前，首先要根據本單位實(shí)際情況和檔案工作的實(shí)際需要，先列出一個(gè)需求清單，例如，需要管理的檔案類(lèi)型、數量、期望達到的整理標準等。其次，需要明確工作資源配比，也即預算及人工投入成本。根據這些具體的需求，選擇一款適合的檔案加工管理軟件。

　　就檔案加工管理軟件的選擇本身而言，主要在于業(yè)務(wù)功能的匹配是否契合、生成數據資源的安全性管理等方面。參考目前同行業(yè)使用的各種軟件，針對業(yè)務(wù)來(lái)選擇功能匹配的軟件，在主要業(yè)務(wù)框架符合的前提下，通過(guò)技術(shù)手段增刪調整具體細節業(yè)務(wù)操作，以檔案數字化加工20年工作經(jīng)驗的大連恒智科技自主研發(fā)的檔案數字化加工管理軟件為例，涉及標準以國家檔案局收錄檔案標準制度為基礎，整合各行業(yè)檔案整理及管理的共通之處，本著(zhù)精簡(jiǎn)細化的原則，基本功能包含錄入、掃描、修圖、查詢(xún)、打印、數據導入和導出，功能操作上簡(jiǎn)便易上手，不但適合檔案工作管理人員使用，更適合零基礎或者基礎比較薄弱的從業(yè)者使用，可以高效快速地進(jìn)行檔案數字化整理加工的各項工作環(huán)節，并得到高質(zhì)量的成果。這款軟件本身支持目錄數量的管理和檢索，在數據安全方面，支持網(wǎng)絡(luò )端和單機終端雙重保險存儲，規避安全隱患，防止各種因素導致系統數據的丟失，重要的是，這款軟件安裝十分方便，且使用簡(jiǎn)單，內置標準化模板，生成的數據資源可以跨平臺應用，解除用戶(hù)的后顧之憂(yōu)。

　　隨著(zhù)業(yè)務(wù)需求的不斷提高，檔案數字化和檔案管理系統在管理企業(yè)和事業(yè)單位工作中體現出來(lái)的重要和不可替代的作用也日益凸顯，換言之，技術(shù)進(jìn)步所帶來(lái)的推動(dòng)反作用于技術(shù)本身，憑借符合檔案信息資源管理策略和規范的數字化加工管理系統軟件，作用于各行業(yè)檔案信息管理加工之中，對于有效推動(dòng)市場(chǎng)信息資源流動(dòng)、促進(jìn)信息創(chuàng )造更大價(jià)值，將起到更大的作用。