數字化是將紙質(zhì)檔案數據圖像的轉換，而這個(gè)轉換的基礎是在完整、準確、清晰的檔案前處理、整理后進(jìn)行的。紙質(zhì)檔案數字化加工的流程：調卷——整理（編頁(yè)、核對目錄）——分解——掃描——還原裝訂——圖像處理——索引著(zhù)錄——質(zhì)量檢驗——數字化掛接——電子版刻錄。

　　在工作中，往往會(huì )忽略數字化加工的前處理過(guò)程，《紙質(zhì)檔案數字化技術(shù)規范》規定在掃描之前，根據檔案的管理情況，按目錄數據準備、拆除裝訂、區分掃描件和非掃描件、頁(yè)面修整、檔案整理登記、裝訂等步驟對檔案進(jìn)行適當整理，并確保檔案數字化質(zhì)量。由于現存的紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的時(shí)代不同，檔案的紙張、筆跡各不相同，特別是傳統方法歸檔的檔案，分為案卷級和卷內級，各個(gè)時(shí)期形成的案卷和卷內條目的著(zhù)錄和格式五花八門(mén)，行文不統一，有些用語(yǔ)不規范，頁(yè)碼編錯等問(wèn)題很多。

　　所以，數字化的前準備就是尤為重要的一項環(huán)節。因此，首先必須搞清紙質(zhì)檔案現狀，并進(jìn)行整理。筆者認為紙質(zhì)檔案的現狀主要包括以下幾個(gè)方面：檔案的產(chǎn)生年代、檔案使用的紙張環(huán)境（包括紙張的厚度和損壞等情況）、檔案使用的筆類(lèi)（含內文書(shū)寫(xiě)的顏色）、檔案的裝訂情況（線(xiàn)、孔、膠水、螺絲及硬、軟封面、內文狀況）、檔案的目錄狀況（含目錄與內文是否吻合、目錄內容是否完整性）、檔案編頁(yè)準確的數量等方面：因此，在對紙質(zhì)檔案數字化之前，必須分清輕重緩急，在開(kāi)展鑒定工作以后，根據館藏檔案重要程度、破損情況、利用需求等，詳實(shí)進(jìn)行統籌規劃，分步實(shí)施數字化。以館藏重點(diǎn)檔案、重要全宗的檔案和涉及民生等檔案優(yōu)先進(jìn)行數字化。