首要是以我為本(以發(fā)文單位為主)。但凡本單位所發(fā)作的發(fā)文(紅頭文)有必要歸檔，其它單位（包含上級、同級和下級機關(guān)）的來(lái)文，需求管理的文件(辦件)有必要歸檔，重要的文件資料應該歸檔，閱知類(lèi)的文件能夠不歸檔。

文件以“件”為單位進(jìn)行收拾歸檔。一般以每份文件為一件，

文件正本與定稿為一件（重要文件如法令法規等須保存歷次批改稿的，其正本與歷次稿包含定稿各為一件）。

原件與仿制件為一件（關(guān)于制成資料、筆跡資料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書(shū)寫(xiě)的重要文件），以及運用中出現破損的文件，應仿制后歸檔。仿制件包含復印機制造的復印件以及手藝謄寫(xiě)的抄件等。這些仿制件應與原件作為一件）。

轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件（轉發(fā)文與被轉發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包含遵從定見(jiàn)及履行要求，后者則是詳細內容，它們在發(fā)揮文件效能方面難以切割，因而也應作為一件）。

正文與附件為一件（附件是指附歸于正文之后的其他文件資料，作為正文的彌補闡明或參閱資料，如附帶的圖表、核算數字，正文批準或發(fā)布的法規文件等等。一般來(lái)說(shuō)，正文與附件為一件，假如附件數量較多或許太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件）。

報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（報表、名冊、圖冊等一般每?jì)裕ū荆﹥热荻枷鄬ν旰?，具有獨立的檢索價(jià)值，因而應依照其本來(lái)的裝訂辦法，一冊（本）作為一件）。

來(lái)文與復文各為一件（這是比較特別的一種規矩?！皝?lái)文與復文”是對聯(lián)絡(luò )密切的交游性質(zhì)的文件資料的概括性表述，也包含“去文與復文”，從文種上看包含請示與批復、陳述與指示、函與復函、告訴與陳述等等）。

請示與批復各為一件。

陳述與指示各為一件。

正文與文件管理單（文件在運轉進(jìn)程中一般都附有文件管理單或許擬辦單、發(fā)文稿頭紙，有的還附有領(lǐng)導指示的簽批條等。這些表單實(shí)在地記載了文件的構成、管理進(jìn)程，是歸檔文件不行切割的重要組成部分，應與文件作為一件）。

“為一件”是指在實(shí)體上裝訂在一同，編目時(shí)也只表現為一條條目。

歸檔文件的收拾工作，有必要遵從文件的構成規矩，堅持文件之間的有機聯(lián)絡(luò )。擺放辦法強調按事由擺放。

歸檔文件依照不同年度、不同安排（問(wèn)題）、不同保管期限等構成中的客觀(guān)規矩進(jìn)行相對會(huì )集，維護不同文件間的有機聯(lián)絡(luò )。擺放文件時(shí)，強調了“事由準則”，將同一事由構成的文件擺放在一同，使文件間的有機聯(lián)絡(luò )得以充沛表現。

在裝訂之前，將悉數文件收拾一遍，依照以上收拾準則，將歸于一件的資料放在一同，以便于裝訂，避免返工。

歸檔文件資料修整結束，需求運用契合檔案維護要求的裝訂資料重新加以裝訂，固定文件頁(yè)次，避免文件張頁(yè)丟掉，便于歸檔后保管和運用的效果。

裝訂前首要應將原有的訂書(shū)釘、回形針等對文件保存構成影響的金屬物品拆掉（原文件已運用不銹鋼釘的堅持原裝訂不動(dòng)）。

應將“件”內的各頁(yè)按必定辦法對齊，便于將來(lái)翻閱運用。一般來(lái)說(shuō)，選用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；選用左邊裝訂的，應將左、下側對齊。（主張管理文件類(lèi)選用左邊裝訂，污染源品種選用左上角裝訂。一般一件裝訂兩枚不銹鋼訂書(shū)釘為宜）

有必要對它們進(jìn)行排序。次序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，仿制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；復文在前，來(lái)文在后。漢文本在前，少數民族文字文本在后。不同文字的文本，無(wú)特別規矩的，中文本在前，外文本在后。有文件管理單的，一般放在后；但假如已張貼牢固的可放在前面，這樣能夠作為主頁(yè)加蓋歸檔章，然后更好地維護正本的原始相貌。

裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對裝訂資料做一致規矩，一般選用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂，如文件太厚，則主張選用三孔一線(xiàn)。

裝訂要求：裝訂用品有必要是對歸檔文件無(wú)害，不影響檔案的保存壽數。裝訂辦法應能較好地維護文件的原始相貌。