檔案數字化加工業(yè)務(wù)總體流程包括：檔案調卷、整理及著(zhù)錄、免拆卷、檔案掃描、影像處理、數據質(zhì)檢、完整歸還、數據備份、數據掛接。

　　先后順序為：調卷--著(zhù)錄--掃描--處理--質(zhì)檢--歸還--備份--掛接。在之前的檔案管理數字化是需要拆卷的，但是現在有專(zhuān)業(yè)的非接觸式掃描設備可以免拆卷，這就省去了很多的人力物力。下面介紹詳細的步驟：

　　一、檔案調卷

　　檔案調卷這個(gè)過(guò)程是指定一個(gè)專(zhuān)門(mén)的負責人與檔案庫房管理員共同完成。首先將待加工的檔案從庫房搬運到加工現場(chǎng)，對檔案要逐份清點(diǎn)，并辦理檔案交接登記，確定無(wú)誤后方可進(jìn)行拆卷環(huán)節的工作。

　　二、整理及著(zhù)錄

　　檔案目錄的整理是數字化加工工作的前提條件，如果沒(méi)有正確的檔案目錄，會(huì )給后序工作帶來(lái)很大麻煩，所以在數字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。對于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:

　?。ㄒ唬┦褂脭底只庸ぼ浖臄祿浫牍δ?，進(jìn)行目錄制作。

　?。ǘ┦褂肊xcel表格方式制作。

　　如果用戶(hù)提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄，要認真核對有無(wú)錯漏現象，找出錯誤并修正。對于錯誤或疏漏的修正，具體操作細則如下：

　　1、如果用戶(hù)提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對照的,應該以紙質(zhì)檔案原文內容為標準進(jìn)行錄入，并刪除錯誤信息。

　　2、著(zhù)錄項相關(guān)內容錄入要完整。在實(shí)際著(zhù)錄中以下著(zhù)錄項必不可少，且與紙質(zhì)檔案要一一對照：以“卷”為管理單位的年度、期限、卷號、題名、卷內文件序號、卷內文件題名、卷內文件頁(yè)號等。以“件”為管理單位的年度、期限、件號、頁(yè)數、題名等。

　　3、如果目錄內容有錯（如主題內容，文號等），以紙質(zhì)檔案信息為準。

　　4、如遇到較少見(jiàn)的繁體字或不清晰的字體，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時(shí)應錄入為簡(jiǎn)體字。

　　5、如遇到無(wú)題名的檔案,應根據文件內容提煉總結出準確的題名錄入。

　　6、頁(yè)碼標注。整理著(zhù)錄的同時(shí)，檢查案卷的完整性，是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)、錯編現象，正、副卷標注是否正確，有問(wèn)題及時(shí)反饋。沒(méi)有問(wèn)題時(shí)，用2B鉛筆對紙質(zhì)檔案內容進(jìn)行標注頁(yè)碼，正面標注在右上方，背面標注在左上方，頁(yè)碼字體工整、大小適中。

　　7、分卷事項。檔號保持不變。如果紙質(zhì)檔案分多卷，需核對卷內順序號，增加一條案卷目錄，每個(gè)分卷都要對應一條案卷目錄（不能兩個(gè)分卷對應一個(gè)目錄）。

　　8、檔號、卷號、件號、頁(yè)號中不能出現正反斜杠（ ,/），如果發(fā)現要改成中劃線(xiàn)（-）（注意：中劃線(xiàn)錄入時(shí)，要使用英文輸入法下的半腳錄入），日期格式統一采用8位數字，如20120206，不足8位時(shí)補0。

　　三、檔案掃描

　　檔案掃描是將紙質(zhì)檔案轉變成電子文件的過(guò)程，掃描的操作順序：

　　1、導入檔案目錄到檔案數字化加工軟件；

　　2、通過(guò)生成計算機磁盤(pán)樹(shù)型文件目錄結構；

　　3、開(kāi)始掃描檔案；

　　掃描中的操作細節及要求如下：

　?。?）、掃描后的文件存儲格式應為T(mén)IFF格式，分辨率為300DPI，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時(shí)，設置顏色為“灰度”。

　?。?）、檔案掃描的過(guò)程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過(guò)程中出現卡紙或者掃描數據不完全顯示的現象。發(fā)現檔案漏掃時(shí)，應及時(shí)補掃并正確插入圖像。發(fā)現掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應及時(shí)進(jìn)行調整。

　?。?）、掃描過(guò)程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺掃描儀進(jìn)行掃描。（掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。）

　　四、影像處理

　　影像處理要以視覺(jué)清晰、頁(yè)面完整為準，對圖像頁(yè)面出現偏斜及圖像頁(yè)面中出現影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)進(jìn)行校正和處理。

　　影像處理時(shí)，要保留文件編號與文件頁(yè)碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進(jìn)行影像處理。

　　影像處理的過(guò)程中切勿操之過(guò)急，為了確保影像確實(shí)處理成功了，要務(wù)必看到了處理后的效果。如果發(fā)現影像質(zhì)量不符合要求，應重新對圖像進(jìn)行掃描（初次掃描的圖像要保留）。影像處理過(guò)程中應遵循在不影響可視度的前提下展現檔案原貌的原則。影像處理前的數據要保留。

　　具體操作細節如下：

　?。?）、對圖像偏斜度、清晰度、失真度、去污點(diǎn)、去黑邊等進(jìn)行檢查。發(fā)現不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應重新進(jìn)行圖像的處理，初掃要保留。

　?。?）、發(fā)現文件漏掃時(shí)，應及時(shí)補掃并正確插入圖像，發(fā)現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應及時(shí)進(jìn)行調整，處理時(shí)要保留文件編號與文件頁(yè)碼。

　?。?）、大幅面檔案進(jìn)行分區掃描形成的多幅圖像，應進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性，不得刪除任何原文或清除任何原文內容。

　?。?）、處理過(guò)程中遇到問(wèn)題時(shí)，要查閱原文及時(shí)做出更改，并進(jìn)行登記。

　　五、數據質(zhì)檢

　　1、逐條檢查每個(gè)案卷目錄下的掃描文件，是否打開(kāi)正常、頁(yè)數是否正確、目錄和掃描文件是否一致。

　　2、逐頁(yè)檢查每個(gè)影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。

　　3、逐頁(yè)檢查每個(gè)影像文件是否重頁(yè)、缺頁(yè)、漏頁(yè)、頁(yè)面信息不完整等。

　　六、數據掛接

　　1、將掃描數據通過(guò)數字化加工軟件生成掛接數據。

　　2、將數據復制到檔案服務(wù)器上，運行服務(wù)器上的掛接軟件進(jìn)行操作。

　　3、打開(kāi)檔案信息化管理系統，檢查掛接的文檔。

　　七、數據備份

　　1、將全部數據刻錄成檔案級藍光光盤(pán)備份或移動(dòng)硬盤(pán)。

　　2、將全部數據在計算機硬盤(pán)上備份。

　　3、將全部數據復制到客戶(hù)的檔案服務(wù)器上備份。直至全部合格完成整體檔案數字化流程。