檔案數字化是隨著(zhù)計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數碼攝影技術(shù)、數據庫技術(shù)和多媒體技術(shù)等數字技術(shù)的發(fā)展而出現的一種新的檔案信息形式。它具有科學(xué)計算、數據處理、實(shí)時(shí)控制、輔助設計、智能仿真和文字處理等功能。檔案數字化是數字檔案館建設的基礎工作。傳統載體檔案通過(guò)高新技術(shù)加工成數字檔案，通過(guò)局域網(wǎng)、政府網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行電子檔案的計算機檢索和閱讀。為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰，提高了效率，提升檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平，為內部檔案管理和面向客戶(hù)的服務(wù)提供好用、多方面的服務(wù)?？傊?，檔案數字化是順應潮流，適應時(shí)代發(fā)展的新舉措和新要求。檔案作為一種原始信息資源，越來(lái)越重要。逐步依托信息技術(shù)，使檔案工作更有效地為社會(huì )主義經(jīng)濟建設和社會(huì )主義精神文明建設服務(wù)，已成為未來(lái)檔案發(fā)展的必然趨勢。

文件排列有三種主要類(lèi)型：

1.系統整理和編目

正常情況下，檔案室接收文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)按歸檔要求設置的檔案，檔案室接收各機關(guān)按入館要求移交的檔案。檔案館、檔案室的整理任務(wù)主要是檢查檔案質(zhì)量，制定館(室)內分類(lèi)整理方案，系統整理檔案和全宗，加工檔案目錄。

2.局部調整

對已經(jīng)接收但不符合整理要求的文件，應當進(jìn)行處理和整理；對由于丟失、銷(xiāo)毀、移動(dòng)等各種原因，在分類(lèi)體系中發(fā)生重大變化的檔案，進(jìn)行新的系統調整。

3.全程精加工

將得要接收和收集的零散文件進(jìn)行系統化和編目，包括所有的工作內容。