如何將所有文件變成實(shí)用、有用的信息資源，快速、快捷地為用戶(hù)提供服務(wù)，是當前文件管理的要點(diǎn)工作。利用數字技術(shù)和信息技術(shù)，將文件變成數字信息資源，供共享和播放。檔案的真的作用是檔案數字化的很根本目的。

檔案數字化是指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數碼攝影（音、視頻）技術(shù)、數據庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)，將各種載體的檔案資源轉化為數字檔案信息。它以數字形式存儲，并以網(wǎng)絡(luò )形式相互連接。由計算機系統管理，形成檔案信息庫的有序結構，實(shí)現資源共享。是檔案信息化建設的重要組成部分。

檔案信息化建設是檔案管理發(fā)展規劃的一項重要任務(wù)，其核心是資源建設。資源建設包括兩大任務(wù)：一是現有檔案目錄庫建設和重要檔案及照片、音像檔案的數字化建設；二是電子檔案歸檔和電子檔案管理。紙質(zhì)文件經(jīng)過(guò)數字化管理后，可轉為機讀文件，既節省存儲成本，又節省空間，便于快速存取，避免了材料重復打印造成的紙張和人員浪費。數字化管理后，檔案可以及時(shí)歸檔，盡快提供使用服務(wù)。

數字化文件管理讓文件數據的搜索變得快捷方便，足不出戶(hù)就能查到需要的東西，數字化讓信息共享成為現實(shí)。檔案數字化是數字檔案建設中很基本的工作。傳統載體的檔案通過(guò)高科技技術(shù)處理成數字檔案的形式。通過(guò)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，可以對電子檔案進(jìn)行計算和檢索，對電子檔案進(jìn)行閱讀。為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰，提高管理水平，提高了效率，提升檔案部門(mén)的服務(wù)水平，為檔案內部管理和面向客戶(hù)的服務(wù)提供好用、多方面的服務(wù).