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為什么智慧檔案館(室)是數字檔案館(室)的升級？根本原因是數字檔案館(室)掃描的是傳統紙質(zhì)檔案，檔案的每一頁(yè)都只是一個(gè)可以閱讀的圖像，每個(gè)檔案只有標題、創(chuàng )建人、形成時(shí)間、關(guān)鍵詞或關(guān)鍵詞是可以由計算機編輯處理的數據，而大量的掃描圖像是無(wú)法編輯的，所以檔案的全文仍然需要人工閱讀、搜索、組合、分析和挖掘。而智慧檔案館(室)的所有文字記錄，甚至是聲像檔案，都被識別或轉換成計算機可搜索的電子文檔，所有文字都被輸入計算機，成為計算機可以用大數據挖掘技術(shù)任意處理的信息或數據。
檔案是由各種文件轉化而來(lái)的，是檔案的前身，也是檔案的歸宿。因此，文件與檔案的關(guān)系是很密切的。
檔案與文件有著(zhù)密切的聯(lián)系和區別。文件是某些國家機關(guān)、社會(huì )團體和個(gè)人為了處理現實(shí)事務(wù)的需要而產(chǎn)生的。它們與檔案在內容和形式上都是一樣的。有些文件材料需要日后查閱，所以有意識、有目的地保存下來(lái)，轉化為檔案。因此，檔案是經(jīng)過(guò)加工的歷史文獻，是有價(jià)值的備查文件，是集中保存的系統文件。
在社會(huì )現實(shí)中，檔案不僅以多種多樣的形式存在，而且與許多事物有著(zhù)錯綜復雜的關(guān)系，讓人難以區分甚至混淆。因此，有必要從理論上進(jìn)一步梳理檔案與相關(guān)事物的關(guān)系，找出它們之間的聯(lián)系和區別。
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