檔案數字化是指利用計算機技術(shù)將模擬信號轉換為數字信號的處理過(guò)程。目前，海寧市檔案館進(jìn)行的檔案數字化工作主要是紙質(zhì)檔案的數字化。加強檔案數字化加工過(guò)程中的質(zhì)量管控，大限度地提升存量檔案數字化的質(zhì)量，是數字檔案館建設的重要數據基礎。紙質(zhì)檔案的數字化是指利用掃描儀等設備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數字化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上的數字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內在聯(lián)系，建立起目錄數據與數字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過(guò)程。海寧市檔案館近幾年狠抓數字化工作，堅持高標準起點(diǎn)、高質(zhì)量成果、可持續利用原則抓實(shí)數字化工作全程管理。

　　抓好管理流程，強化保障層面的支撐

　　1、建立組織

　　檔案數字化是一項系統工程，涉及面廣，工作量大。首先，按照當前檔案信息化建設的要求，檔案館要針對館藏檔案數字化的具體情況，建立相應的組織協(xié)調機構，并明確其工作職責。同時(shí)，要明確檔案館各科室在數字化加工過(guò)程中的具體職責，做到責任明確，各司其職。

　　2、制定計劃和方案

　　具體的檔案數字化項目，應當制訂相應的工作方案。工作方案應包括數字化對象、工作目標、工作內容、數字化技術(shù)方法和主要技術(shù)指標、驗收依據、人員安排、責任分工、進(jìn)度安排等一系列相關(guān)內容。在確定數字化對象時(shí)，綜合考慮館藏檔案的珍貴程度、開(kāi)放程度、利用率、數字化資金等情況，選取優(yōu)方案。

　　3、制訂具體的操作規范和相應的管理制度

　　在明確計劃和方案的基礎上，應制定科學(xué)化、規范化的管理制度，規范有關(guān)操作流程與標準并在工作過(guò)程中嚴格執行，以有效保障檔案安全和紙質(zhì)檔案數字化成果。

　　管好業(yè)務(wù)流程，加強操作過(guò)程的監控

　　1、建立項目部

　　為保障館藏檔案數字化加工過(guò)程中檔案實(shí)體與檔案信息的安全，規范數字化加工流程，保證數字化成果的質(zhì)量，檔案館應在外包單位中成立項目部，確定項目經(jīng)理及主管，并按照規范和流程要求，將目標、要求、責任、操作細節層層分解到人。

　　2、落實(shí)管理制度及流程

　　數字化掃描重要的就是流程管理，這是項目實(shí)施方和檔案館方應該反復探討的事項。以紙質(zhì)檔案為例，依據《紙質(zhì)檔案數字化規范》的相關(guān)規定，按照崗位工作職責，完善流程設計，制訂相應的制度，實(shí)現全程管理、適時(shí)控制。檔案數字化共包括出庫、前處理、建目錄數據庫、檔案掃描、圖像處理、數據掛接和成果驗收與移交、入庫等環(huán)節。

　　3、強化館方監管

　　在項目外包并將大量數字化工作交給實(shí)施方，檔案館還需強化檔案化的監管。外包公司負責項目的具體實(shí)施，館方在項目人員管理、現場(chǎng)管理、設備管理、安全管理、數字化加工項目管理以及數字化加工質(zhì)量管理等方面進(jìn)行各方面參與式管理。

　　把好驗收環(huán)節，實(shí)現數據質(zhì)量的提升

　　1、采用計算機校對

　　電子檔案檢測主要是對電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測。每接收一批數據首先利用計算機軟件檢測數據的安全性，確保數據沒(méi)有病毒之后再檢測其他指標。完整性需利用人工與軟件結合方式開(kāi)展，軟件檢測數據庫缺頁(yè)、缺項、字段長(cháng)度、目錄數據庫與全文數據庫匹配等情況，可用性可借助計算機軟件批量檢測，檢測掃描件、轉換件存儲格式以及是否損壞導致無(wú)法打開(kāi)瀏覽。

　　2、結合人工校對

　　人工校對主要是針對計算機無(wú)法檢測的指標，例如目錄數據庫與全文數據庫內容一致性問(wèn)題、目錄數據庫字段內容著(zhù)錄完整性問(wèn)題等。同時(shí)，要重點(diǎn)突出條目著(zhù)錄的檢查，尤其是涉民檔案條目的檢查，使條目?jì)热莞玫胤?wù)檔案利用需求。

　　3、抓好數據驗收關(guān)

　　數據驗收包括目錄數據庫、圖像文件及數據掛接的準確性，抽檢比率不得低于5%，如出現目錄數據與圖像文件掛接錯誤，抽檢標記為“不合格”；目錄數據庫、圖像文件之一出現不完成、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問(wèn)題，抽檢合格率不低于95%，予以通過(guò)