對于紙質(zhì)檔案利用專(zhuān)業(yè)掃描儀轉換成可儲存在電腦上或刻成光盤(pán)，便于保存及查閱的，稱(chēng)之為檔案數字化。進(jìn)行檔案數字化加工步驟有：整理一次校對、掃描、掃描件校對、裝訂、目錄數據錄入及修改、掛接。

　　一、整理因為在之前的檔案數字化都是需要拆卷進(jìn)行掃描，現在的非接觸式掃描儀省去了拆卷裝訂的環(huán)節，直接進(jìn)行掃描就可以，方便多了，例如賽數系列的檔案、圖書(shū)掃描儀都是通過(guò)不拆卷的方式進(jìn)行掃描，掃描速度只需要快，大大提高了工作效率。

　　在掃描之前，對需掃描的檔案進(jìn)行整理，整理時(shí)有以下環(huán)節應注意：

　　在整理檔案時(shí)，常會(huì )發(fā)現有檔案破損、正文與復印件如何區分等情況，為了方便掃描，破損情況嚴重的檔案需進(jìn)行托裱。復印件檔案需在該份文件的首頁(yè)右上角加蓋藍色“F”字樣，以便在查找利用時(shí)區分正文件與復印件。

　　二、一次校對

　　為了減輕后續工作的工作量，提高掃描速度，將整理后的檔案以50%進(jìn)行抽查，抽查檔案是否達到上述整理要求所涉及到的內容。

　　三、掃描

　　檔案數字化的關(guān)鍵一步就是通過(guò)掃描將紙質(zhì)檔案轉變?yōu)?a href='http://wap.nizzapix.com/news/465.html' target='_blank' class='key_tag'>電子檔案，在掃描過(guò)程中應注意：掃描方式、命名。

　　四、掃描件校對

　　對掃描過(guò)程中出現歪斜、黑邊、命名錯誤、掃描格式錯誤、多掃、漏掃、掃描質(zhì)量模糊等問(wèn)題要進(jìn)行改正。

　　五、目錄數據錄入及修改

　　數據錄入包含按照現行檔案管理標準規定的檔案卷內目錄和案卷目錄以及實(shí)行歸檔改革后形成的檔案目錄。

　　采用歸檔改革以前的方法整理錄入(即卷內文件目錄和案卷目錄管理) 。

　　六、掛接

　　為了方便客戶(hù)能輕松簡(jiǎn)便的查閱、打印及檢索利用檔案，我們會(huì )將紙質(zhì)檔案已掃描完成轉變?yōu)殡娮訖n案的數據與相對應的條目數據進(jìn)行連接，掛接完成后的電子文件我們確保紙質(zhì)清晰、查閱及檢索利用的正確率不超過(guò)3‰