隨著(zhù)企業(yè)現代化管理水平的不斷提高，企業(yè)檔案已經(jīng)成為一個(gè)與.財富.人們越來(lái)越重視同樣重要的資源的地位和作用。從某種意義上說(shuō)，企業(yè)檔案儲備實(shí)際上可以理解為企業(yè)技術(shù).企業(yè)知識儲備的一種形式，其豐富性預示著(zhù)企業(yè)技術(shù)的內在潛力和企業(yè)發(fā)展潛力的強弱。

　　如何使用檔案管理系統?

　　智能檔案管理是指利用射頻識別技術(shù)存儲實(shí)體檔案.查.借.還.綜合數據可視化查詢(xún)和管理等流通環(huán)節。

　　據國家檔案局統計，截至2016年，全國各級綜合檔案館收藏檔案65062.5萬(wàn)卷，資料3968.2萬(wàn)冊。此外，還有各種視聽(tīng)檔案.以磁盤(pán)光盤(pán)為載體的電子文件.照片檔案等。

　　每年，全國各地的檔案倉庫都要承擔大量的檔案存儲任務(wù)，大部分檔案倉庫都接近飽和。因此，如何更有效地利用有限的資源，限制現有檔案倉庫存儲能力的發(fā)展，已成為一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。

　　RFID技術(shù)應用優(yōu)勢

　　RFID該技術(shù)通過(guò)射頻信號自動(dòng)識別目標對象并獲取相關(guān)數據，無(wú)需人工干預，工作距離長(cháng).精度高.自動(dòng)快速的信息收集和處理等一系列優(yōu)勢，優(yōu)于傳統的手工輸入方式，大大提高了效率。

　　如何使用檔案管理系統，智能檔案管理功能

　　1.身份權限管理

　　向工作人員和外來(lái)人員發(fā)放一張RFID門(mén)禁卡，作為進(jìn)出檔案的標識，用于身份識別和查閱權限操作。

　　2.定位檢索準確

　　在先進(jìn)的RFID在技術(shù)基礎上，結合先進(jìn)的軟件系統算法和硬件部署，可以支持各種文件檢索，實(shí)現快速準確的定位。從而實(shí)現高效的文件檢索.存取，提高檔案的可管理性，提高工作效率。

　　3.快速盤(pán)點(diǎn)檔案

　　查詢(xún)子系統的檔案管理系統發(fā)出庫存指令，RFID手持掃描文件標簽，收集和存儲信息，并自動(dòng)返回中央數據庫中收集到的信息進(jìn)行檢查。庫存過(guò)程不需要打開(kāi)文件包來(lái)完成整個(gè)文件箱的庫存。

　　4.一體化聯(lián)動(dòng)

　　系統支持門(mén)禁.視頻監控.環(huán)境監控.LED公告顯示等系統的一體化聯(lián)動(dòng)，使這些獨立的系統相互配合，實(shí)現功能化應用。

　　應用案例

　　最 高人民檢察院

　　最 高人民檢察院檔案館共三層，總面積3800平方米，藏品90多萬(wàn)卷.需求文件.訴訟.音像.檢查技術(shù).各種形式的檔案存儲，如實(shí)物檔案和文件。項目需要數字化加工用房.實(shí)物檔案修復室.裱糊修復室.有害生物防治室.圖像放大沖洗室.復印室.視頻閱覽室.電子閱覽室.16個(gè)功能室，如電子文件收集室和報告廳.服務(wù)廳.會(huì )議室.修史編志室.研討室等。

　　通過(guò)這個(gè)項目的建設，人民檢察院的檔案可以成為一個(gè)實(shí)體和數字的集合.智能有機統一的現代化.綜合檔案館可以利用網(wǎng)絡(luò )信息管理平臺進(jìn)行檔案收集.管理.存儲和利用功能可以作為醫院領(lǐng)導的功能.機關(guān)干警.提供更便捷服務(wù)的檢查系統和其他相關(guān)單位。

　　盡管檔案在企業(yè)中扮演著(zhù)如此重要的角色，但大多數企業(yè)的紙質(zhì)檔案管理仍然存在許多問(wèn)題：

　　文件凌亂，容易丟失。

　　l各部門(mén)檔案分開(kāi)，沒(méi)有統一管理。

　　我不能隨時(shí)隨地閱讀文件。

　　l企業(yè)因文件泄露而遭受損失。

　　在傳統的紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中，需要查詢(xún)檔案，一般需要向檔案管理部門(mén)提出申請。然后，根據檔案查詢(xún)的申請，檔案管理員到檔案室提取檔案，然后交給申請人。

　　基于射頻識別技術(shù)的文件管理系統由中間數據庫和終端管理器組成。終端管理器是系統的數據訪(fǎng)問(wèn)中間和信息輸入輸出終端。終端管理器，包括集成RFID功能的RFID標簽.通道門(mén).手持終端.發(fā)卡機是核心數據庫獲取和輸出信息的重要端口。RFID讀寫(xiě)設備的功能是將數據庫中的信息寫(xiě)入標簽或將標簽中的信息導入數據庫。手持式射頻識別終端是管理員收集和交換現場(chǎng)信息的硬件。管理員將收集到的數據導入中間數據庫，然后為使用文件管理信息系統的各種功能提供數據支持。發(fā)卡機構用于完成圖書(shū)管理員許可卡的分發(fā)和設置功能。