如何把所有檔案變成現實(shí)有用的信息資源，迅速、快捷地為利用者提供服務(wù)，是當前檔案管理的一項重點(diǎn)工作，運用數字化技術(shù)、信息化技術(shù)，把檔案變成數字化信息資源進(jìn)行共享發(fā)揮檔案真正的作用，是檔案數字化根本的目的。

　　檔案數字化的定義

　　檔案數字化是指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數字攝影 （錄音、錄像）技術(shù)、數據庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息。其以數字化的形式存儲、網(wǎng)絡(luò )化的形式互相聯(lián)結，利用計算機系統進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結構的檔案信息庫，實(shí)現資源共享，是檔案信息化建設的重要組成內容。

　　檔案數字化的主要內容

　　1.檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫；

　　2.載體檔案的數字化，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化，建立檔案影像數據庫或多媒體數據庫；

　　3.檔案專(zhuān)題信息的采集與建庫。

　　檔案數字化的作用

　　為檔案信息化建設打下堅實(shí)基礎

　　檔案信息化建設是檔案管理發(fā)展規劃的重要任務(wù)，其核心是資源建設。資源建設包括兩大任務(wù)：一是現有館藏檔案的目錄數據庫建設和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數字化；二是電子文件歸檔與電子檔案管理。

　　利于長(cháng)遠發(fā)展，保護檔案原件

　　1.用數字化的檔案代替原件使用，可以保護檔案原件；

　　2. 數字化副本異地保存，輸出縮微膠片供保存。這樣可使這些檔案資料在出現自然災害的情況下不會(huì )遭到毀滅性的破壞，有利于檔案的長(cháng)遠發(fā)展；

　　3.恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。

　　改善檔案的利用方式，提高利用率

　　1.一份文件可以以數字化形式同時(shí)提供給多個(gè)利用者，實(shí)現資源共享；

　　2.數字化文件可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )傳輸，能異地調閱利用，擴大了檔案的利用空間；

　　3.檔案數字化以后，將已開(kāi)放的檔案上傳系統，利用者可以隨時(shí)使用開(kāi)放的檔案文件，實(shí)現檔案信息資源共享。

　　4.縮短檢索時(shí)間，利用效率有很大的提高。

　　節約成本，檔案人員工作效率提高

　　數字化管理后，紙質(zhì)載體的檔案可以轉為機讀檔案，既節約了保管費用，也節省了占地空間，查閱方便迅速，避免了反復印制資料造成的紙張和人員的浪費。數字化管理后檔案能及時(shí)歸檔，并能盡快提供利用服務(wù)。