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檔案室中的閱讀室是專(zhuān)門(mén)為閱讀者檢查檔案而建立的。閱讀室應選用單獨的房間，如果條件不具備，也可以在工作室中建立閱讀桌。獨立閱讀室應有窗，天然采光好，防止陽(yáng)光直射或炫光，可設備窗簾或百葉窗等遮陽(yáng)設備，輔之以人工光源；應有天然通風(fēng)，室內應設置空調或通風(fēng)設備，供冬天和夏天運用。應擺放必定的桌椅、電腦，供給檔案檢索東西。
工作室是檔案管理人員進(jìn)行日常工作的場(chǎng)所，面積根據工作人員數量和工作需求確認，一般在10~20㎡。工作室應設有堆積有待著(zhù)錄或編目的檔案卷宗的大工作桌，以及檔案管理工作所需求的設備，如計算機、打印機、裝訂機等。
裝具即用以寄存檔案的柜、架、箱。一般來(lái)說(shuō)，封閉式的柜、箱比敞開(kāi)式的架子更有利于對檔案的維護。柜、架、箱的制成材料還是為金屬物，這樣更有利于防火。檔案室要有足夠數量的檔案箱柜，要能寄存現有的檔案和未來(lái)10~20年的檔案。
可考慮運用密集型活動(dòng)檔案柜。這種平常合為一體，一起可翻開(kāi)的裝具比之傳統的單個(gè)單列、擺放方位固定裝具有較多面的優(yōu)越性。他不只具有防火、防光、防塵的功能，而且可大幅節省庫房空間和庫房建筑費用，一般來(lái)說(shuō)，他可比常規的固定柜架節省近2/3的庫房面積。但設備運用密集型活動(dòng)檔案柜，對地面的承重能力有較高的要求。樓板承受力一般需求每平方米1200kg以上，一起也考慮整個(gè)建筑物的堅固程度及其運用年限長(cháng)短等相關(guān)要素。
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