《規則》根本的特點(diǎn)是以文件為整理單位，對歸檔文件進(jìn)行整理。雖然手工管理時(shí)很難檢索和清點(diǎn)歸檔文件，但在信息管理日益普及的情況下，以文件為單位的整理方法是一致的“簡(jiǎn)化整理，深化檢索”這一原則降低了檔案工作人員掌握和操作的難度，使紙質(zhì)文件材料與電子文件的整理更加有效地聯(lián)系起來(lái)，對于提高檔案的完整性和完整性，促進(jìn)電子文件的管理具有重要意義。

　　一.整理原則

　　I.歸檔文件的整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯(lián)系

　　機關(guān)文件.團體和社會(huì )組織的職能活動(dòng)產(chǎn)生，有其自身的形成規律和特點(diǎn)。2012年發(fā)布的《黨政機關(guān)公文處理條例》和《黨政機關(guān)公文格式》.公文格式.行文規則.公文擬制.對公文處理作了明確規定和詳細要求，為各機關(guān)辦理公文提供了統一的規范和標準。這些規范和標準，結合各機關(guān)在文件處理過(guò)程中長(cháng)期形成的習慣和做法，以及在辦公自動(dòng)化條件下形成電子文件的特殊要求，構成了文件形成的一般規律。按照文件形成規律對歸檔文件進(jìn)行整理，實(shí)際上是將整理作為文件形成的自然延續過(guò)程，可以大限度地減少個(gè)人對文件材料的人工干預，提高文件整理的質(zhì)量。構成《規則》中的組件.這一原則充分體現在文件排序等內容上。比如機關(guān)機關(guān)收到文件時(shí)，它通常會(huì )簽收.登記后，粘貼收文處理單，再對收文進(jìn)行處理。在這種情況下，收文處理單和收文組成一個(gè)“件”，在收文處理單和收文排序中，自然是收文處理單在前，收文在后。機關(guān)發(fā)文時(shí)，通常需要先起草稿件.填寫(xiě)稿紙，然后根據文件處理程序修改稿件，形成定稿，根據定稿打印.核發(fā)原件，完成發(fā)文過(guò)程。在這種情況下，定稿.發(fā)文稿紙.正本構成一件，排列順序自然是正本在前，發(fā)稿紙和定稿在后。

　　在歸檔文件的整理中，必須保持文件之間的有機聯(lián)系。文件之間的有機聯(lián)系是指文件在生成和處理過(guò)程中的來(lái)源.時(shí)間.內容和其他方面形成的內部相關(guān)性不僅記錄了文件和文件組件之間的相互關(guān)系，而且為文件記錄的完整性和有序性提供了保證。因此，在歸檔文件的整理中保持文件之間的有機聯(lián)系，不僅可以更好地反映機關(guān)主要工作活動(dòng)的歷史外觀(guān)，而且便于未來(lái)的檢索和利用。在具體操作中，當實(shí)體分類(lèi)時(shí)，規則將根據不同的年份歸檔文件.不同機構(問(wèn)題)形成時(shí)的客觀(guān)規律相對集中，維護不同文件之間的有機聯(lián)系;在低級別類(lèi)別中安排文件時(shí)，強調時(shí)間與原因相結合，同一原因形成的文件排列在一起，從而充分反映文件之間的有機聯(lián)系。

　　2.歸檔文件的整理應區分不同的價(jià)值，便于存儲和使用

　　文件的價(jià)值取決于其內容及其在機關(guān)工作中的作用.它決定了歷史在未來(lái)研究中的作用。就器官文件的價(jià)值而言，并非所有完成的文件和材料都需要整理和歸檔，也不是所有歸檔文件都需要永 久保存。這就要求在歸檔和整理過(guò)程中做好兩項工作：一是根據機關(guān)文件和材料歸檔范圍的規定區分歸檔和不歸檔文件;二是根據文件檔案保管期表的規定，區分文件的價(jià)值，劃定不同的保管期?！兑巹t》從分類(lèi)入手，區分不同保管期的文件，為后續工作的有針對性的開(kāi)展奠定了基礎。

　　便于保管.方便使用是歸檔文件整理的重要目標。保管方便，就是通過(guò)區分文件和材料的不同價(jià)值，采取不同的保管策略，從而提高管理效率;方便使用是為了保持文件和材料之間的有機聯(lián)系，從而提高歸檔文件的完整率和準確率。因此，保存和使用方便是基于遵循文件形成規律的.保持文件之間的有機連接.基于分不同價(jià)值的基礎上。同時(shí)，便于存儲和使用也是檢驗歸檔文件整理方法實(shí)用性的標準?！兑巹t》在新形勢下合理運用了這一原則。

　　3.歸檔文件的整合應滿(mǎn)足文件一體化管理的要求，便于計算機管理或計算機輔助管理

　　這是《規則》修訂提出的全新整理原則。在信息條件下，歸檔文件的整理必須考慮紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求，避免兩種歸檔文件整理的基本原則.不同的基本方法和許多問(wèn)題9解決這個(gè)問(wèn)題的基本思想是實(shí)現信息條件下的文件集成管理，結合文件處理和檔案管理，充分利用數據信息和工作成果，使文件工作和歸檔文件形成有序的整體，簡(jiǎn)化文件歸檔工作，提高工作效率。與傳統的立卷方法相比，按件整理文件和材料更適合文件的綜合管理要求，即紙質(zhì)文件和材料的整理可以與電子文件的整理統一，盡量用電子文件管理的思路和方法引導歸檔文件的整理，從而實(shí)現紙質(zhì)文件和電子文件的統一標準.統一整理.統一管理要求。文件一體化管理要求，應避免在紙質(zhì)文件材料整理中采用一些手工管理方法來(lái)要求電子文件整理。例如，在實(shí)踐中，將電子文件整理成盒子的現象是一種機械復制紙質(zhì)文件和材料整理的方法。不僅增加分揀步驟和工作量是沒(méi)有意義的，而且增加檢索水平，影響檢索效率，這是不可取的。

　　從長(cháng)遠來(lái)看，從使用計算機輔助管理紙質(zhì)歸檔文件到使用計算機管理電子文件是不可避免的趨勢。因此，調整歸檔文件的整理過(guò)程，使完成的文件可以直接進(jìn)入整理環(huán)節，同時(shí)嘗試組織文件處理環(huán)節生成的項目的檢索項目，使歸檔工作更接近文件.銷(xiāo)售人員的實(shí)際工作，這是歸檔文件整理必須掌握的重要原則。歸檔文件的整理是否能滿(mǎn)足文件整合管理的要求，是否方便計算機管理或計算機輔助管理，是歸檔文件整理順應形勢發(fā)展，在信息條件下順利推進(jìn)相關(guān)工作的關(guān)鍵。優(yōu)化規則修訂過(guò)程.統一的房間編號和博物館編號.增加檔案編制等內容是為了使檔案文件的整理能夠符合文件一體化的管理要求。

　　4.歸檔文件的整理應確保紙質(zhì)文件和電子文件的整理、協(xié)調和統一

　　從目前的情況來(lái)看，紙質(zhì)文件和電子文件將長(cháng)期并行存在。在這種情況下，確保兩者的協(xié)調和統一是歸檔文件整理中必須面對的問(wèn)題。為了實(shí)現兩者的協(xié)調和統一，我們必須首先規劃文件處理和檔案管理工作。在文件處理過(guò)程中，文件管理的部分要求繼續采用文件處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使兩者成為一個(gè)有機的整體，解決文件價(jià)值判斷的脫節.文件和檔案管理信息不一致.電子文件元素數據丟失等問(wèn)題，以提高歸檔文件的整理效率。其次，我們應該考慮歸檔文件分類(lèi)的基本方法。在信息條件下，歸檔電子文件一般應作為一個(gè)整理對象，首先在歸檔系統上完成電子文件的整理，然后相應地整理紙質(zhì)歸檔文件，充分利用文件處理環(huán)節形成的管理信息，保持整理工作的一致性和穩定性。

　　二.整理流程

　　《規則》規定，歸檔文件的整理是指以文件為單位對歸檔文件進(jìn)行分組.分類(lèi).排列.編號.編目等。(紙質(zhì)歸檔文件還包括修整(.裝訂.編頁(yè).裝盒.排架;電子文件還包括格式轉換.元數據收集.歸檔數據包組織.存儲等)，使過(guò)程有序。在這個(gè)過(guò)程中，組件.分類(lèi).排列.編號.編目是紙質(zhì)歸檔文件和電子文件的一般排序過(guò)程，即歸檔文件的一般要求。此外，紙質(zhì)歸檔文件還包括修改.裝訂.編頁(yè).裝盒.排架等排序過(guò)程，電子文件還包括格式轉換.元數據收集.歸檔數據包組織.存儲等整理流程。

　　三.雙套環(huán)境下歸檔文件整理模式

　　所謂雙套制是指紙質(zhì)文件和電子文件在文件歸檔后共存的歸檔系統，也稱(chēng)為雙套歸檔。雙套制的實(shí)現可以是將具有重要作用和長(cháng)期檢查價(jià)值的電子文件轉換為紙質(zhì)文件，也可以是利用率高的紙質(zhì)文件的數字化。雙套歸檔可以使同一文件的電子版本和紙質(zhì)版本存儲和可用。中共中央辦公廳.國務(wù)院辦公廳《電子文件管理暫行辦法》〔2009〕第十六條，39號)規定，“具有永 久保存價(jià)值或其他重要價(jià)值的電子文件應同時(shí)轉換為紙質(zhì)文件或微膠片”，體現了重要文件“雙套制”整理思想。

　　在機關(guān)檔案的實(shí)際工作中，應在文件綜合管理的基礎上，充分發(fā)揮信息管理的優(yōu)勢，簡(jiǎn)化紙質(zhì)歸檔文件的整理方法，共享紙質(zhì)歸檔文件和歸檔文件的數字化副本.電子文件管理信息，采取切實(shí)可行的措施，確保紙質(zhì)歸檔文件和歸檔文件的數字化副本.連接電子文件，降低機關(guān)檔案雙套整理成本，提高檔案整理效率。

　　1.主要收集和整理紙質(zhì)歸檔文件的機關(guān)，應按照以下模式進(jìn)行歸檔文件的整理。

　　(1)收到的電子文件應打印成紙質(zhì)文件，連同收到的紙質(zhì)文件和本單位形成的紙質(zhì)文件一以紙質(zhì)形式流轉。

　　(2)紙質(zhì)文件流轉后，文件部門(mén).業(yè)務(wù)部門(mén)人員應對文件進(jìn)行價(jià)值評估。具有歸檔價(jià)值的文件應直接確定保管期限，對文件進(jìn)行分類(lèi)整理，并給出文件編號，完成紙質(zhì)文件的整理。

　　(3)收到的電子文件.將紙質(zhì)文件的數字化成果合并為電子文件，電子文件應與完成的紙質(zhì)文件保存期相同.分類(lèi)排列方法，并與紙質(zhì)檔案一體化管理相同的檔案。

　　2.以電子文件收集和整理為主的機關(guān)，應按以下模式進(jìn)行歸檔文件整理。

　　1)收到的紙質(zhì)文件應數字化形成數字化副本，以電子形式進(jìn)入辦公系統，連同接收到的電子文件和單位形成的電子文件進(jìn)行文件流通。

　　(2)電子文件.紙質(zhì)文件數字化副本流轉后，由文書(shū)部門(mén)辦理.業(yè)務(wù)部門(mén)人員應對文件進(jìn)行價(jià)值鑒定，有檔案價(jià)值的文件應直接確定保管期限，進(jìn)行分類(lèi)整理，并給予檔案編號，完成電子文件的整理。

　　〈3)收到的紙質(zhì)歸檔文件.電子文件的印刷版合并整理成紙質(zhì)文件，紙質(zhì)文件的保存期應與整理好的電子文件相同.分類(lèi)排列方法，并與電子檔案一體化管理相同的檔案。