檔案數字化是隨著(zhù)計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數據庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò )化的形式互相連接，利用計算機系統進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結構的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現資源共享。

　　檔案數字化采集:

　　從檔案實(shí)體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁(yè)數、區分高掃、平掃材料，然后進(jìn)行數據采集。檔案采集同時(shí)對圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專(zhuān)人再次對檔案原件及數據進(jìn)行審核，確認無(wú)誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數據進(jìn)行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。在整個(gè)過(guò)程中，各環(huán)節相互配合，協(xié)同操作，以流水線(xiàn)方式完成信息的采集、審核工作。

　　檔案數字化查閱:

　　以組織系統專(zhuān)用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò )基礎，采用B/S及C/S架構模式架構，在組織系統內部實(shí)現了本地及云端查檔、閱檔等功能。系統在安全方面進(jìn)行了各方位防護，閱檔過(guò)程進(jìn)行詳細的日志記錄;信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。

　　檔案數字化管理:

　　數字化檔案管理系統是對傳統檔案管理工作的一次創(chuàng )新，能夠實(shí)現對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過(guò)組織系統專(zhuān)網(wǎng)實(shí)現檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查借閱功能。按照檔案業(yè)務(wù)工作流程，經(jīng)過(guò)系統管理員的授權，單位內部領(lǐng)導和有關(guān)科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來(lái)查檔單位可以在閱檔室通過(guò)電腦查閱電子檔案，也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )實(shí)現遠程閱檔。系統各方面運行后，可以大大提高工作效率，提升工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實(shí)現檔案由管理向信息研究與利用的質(zhì)的轉變。

　　檔案數字化優(yōu)勢

　　一、提高辦公效率

　　數字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以組織部門(mén)為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理可提供詳細、即時(shí)的數據信息，為領(lǐng)導決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數字化檔案管理使查詢(xún)資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶(hù)便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數字化檔案事實(shí)上成為"無(wú)墻界檔案"，檔案庫也從文件實(shí)體的保管變成了方便的信息控制中心。

　　二、提高經(jīng)濟效益

　　過(guò)去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　三、增強檔案原件保護

　　將紙制檔案轉變?yōu)閿底只娮訖n案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無(wú)疑是對其更好的保護，另外，通過(guò)檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。